Sözleşme bitiş tarihleri nasıl takip edilir?
Sözleşme bitiş, fesih bildirimi ve ödeme vadeleri, tarih belgenin kendisine bağlanıp sorumlu kişiye zamanında hatırlatıldığında kaçmaz. Ayrı bir tabloda tutulan tarihler belgeden kopar ve unutulur; belgeyle birlikte duran, takvime giren ve sorumluya bildirim gönderen bir tarih ise işin kendisi kadar görünür kalır.
Belge tarihleri neden kaçırılır?
Bir kira sözleşmesinin yenileme bildirimi, bir bakım anlaşmasının bitiş günü, bir sigorta poliçesinin vadesi, bir tedarikçi sözleşmesindeki fesih süresi. Bu tarihlerin çoğu belgenin içinde, birkaç sayfa arasında bir cümlede yazar. Belge imzalandığı gün herkes tarihi bilir; aylar sonra kimse hatırlamaz.
Kurumların çoğu bu sorunu ayrı bir tabloyla çözmeye çalışır. Tablo ilk aylarda güncel tutulur, sonra bakımı aksar. Yeni sözleşme tabloya eklenmez, tablodaki sorumlu kişi işten ayrılır, tarih geçer ve sözleşme istenmeden kendiliğinden yenilenir. Kaçırılan bir fesih bildirimi, bir yıl daha istenmeyen bir hizmete ödeme yapmak demek olabilir.
Hangi tarihler takip edilmeli?
- Sözleşme bitiş ve otomatik yenileme tarihleri.
- Fesih bildirimi için son gün (genellikle bitişten belirli bir süre önce).
- Ödeme vadeleri ve taksit tarihleri.
- Sigorta, ruhsat, sertifika ve garanti bitişleri.
- Personel belgelerinde sağlık raporu, ehliyet ya da yetki belgesi geçerlilik tarihleri.
- Resmî kurumlara bildirim ve başvuru süreleri.
İyi bir tarih takibi neleri içermeli?
Etkili bir tarih takibi yalnız tarihi kaydetmekten ibaret değildir. Şu dört unsuru birlikte taşımalıdır:
- Belgeye bağlılık: Tarih, ilgili belgeden tek tıkla belgeye ulaşılabilecek biçimde kaydedilmelidir.
- Sorumlu kişi: Her tarihin bir sahibi olmalı; hatırlatma o kişiye gitmelidir.
- Zamanında hatırlatma: Fesih bildirimi gibi işler hazırlık ister; hatırlatma tarihten yeterince önce gelmelidir.
- Tekrar: Her ay ya da her yıl tekrarlanan tarihler bir kez tanımlanıp kendiliğinden yinelenmelidir.
Tarih takibi adım adım nasıl kurulur?
- Belgeleri tek yerde toplayın. Sözleşmeler departman ya da müşteri klasörlerinde, tek bir arşivde dursun.
- Tarihleri belgeye ekleyin. Her sözleşme yüklendiğinde bitiş ve fesih tarihleri belgenin kendisine eklensin.
- Hatırlatma süresini işe göre seçin. Fesih bildirimi için birkaç hafta, ödeme vadesi için birkaç gün önce hatırlatma yeterli olur.
- Sorumluyu belirleyin. Tarihi ekleyen kişi değil, işi yapacak kişi bildirimi almalıdır.
- Haftalık gözden geçirin. Önümüzdeki günlerin tarihlerine düzenli bakılsın; tamamlanan işler kapatılsın.
Tarih takibinde sık yapılan hatalar nelerdir?
- Yalnız bitiş tarihini kaydetmek: Asıl kritik tarih çoğu zaman fesih bildirimi için son gündür; o da ayrıca eklenmelidir.
- Hatırlatmayı son güne bırakmak: Fesih bildirimi hazırlık, onay ve gönderim ister; aynı gün gelen hatırlatma çoğu zaman geç kalır.
- Tarihi kişisel takvimde tutmak: Kişi izne çıktığında ya da ayrıldığında tarih de gider; tarih belgeyle ve kurumla birlikte durmalıdır.
- Tamamlanan işi kapatmamak: Açık kalan eski tarihler yeni ve gerçek uyarıları gölgeler.
Örnek: bir şirket kira ve hizmet sözleşmelerini nasıl izler?
Üç şubesi olan bir şirketin yirmiye yakın sözleşmesi vardır: şube kiraları, temizlik ve güvenlik hizmetleri, yazılım abonelikleri, araç kiralama ve sigorta poliçeleri. Önceki yıl bir temizlik sözleşmesi, fesih bildirimi süresi kaçırıldığı için bir yıl daha kendiliğinden yenilenmiştir.
Yeni düzende her sözleşme yüklendiğinde iki tarih eklenir: bitiş tarihi ve fesih bildirimi için son gün. Fesih tarihine otuz gün önceden hatırlatma konur ve sorumlu olarak sözleşmenin sahibi olan birim yöneticisi seçilir. Sigorta poliçeleri her yıl tekrarlayan tarih olarak tanımlanır.
Birim yöneticisi hatırlatmayı aldığında sözleşmeyi değerlendirir: devam edilecekse işi tamamlar, değiştirilecekse karşı tarafla görüşmeye başlar, sonlandırılacaksa fesih bildirimini zamanında gönderir. Tarih artık bir tablonun satırında değil, belgenin kendisinde ve sorumlunun takviminde durur.
Tarih takibinin başarısı nasıl ölçülür?
- Kaçırılan tarih sayısı: Hatırlatmaya rağmen işlem yapılmadan geçen tarihler.
- Geç kapanan işler: Tarihi geçtikten sonra tamamlanan hatırlatmalar.
- Tarihsiz sözleşme oranı: Arşivde tarihi eklenmemiş sözleşmelerin oranı.
- Sorumlusuz tarih: Bir kişiye atanmamış, yalnız ekleyenin takviminde duran tarihler.
Fesih bildirimi süresi nasıl hesaplanır?
Sözleşmelerin çoğu “taraflardan biri bitişten en az otuz gün önce bildirimde bulunmadıkça sözleşme bir yıl uzar” gibi bir hüküm taşır. Bu durumda takip edilecek asıl tarih bitiş değil, bitişten otuz gün önceki gündür. Bildirimin karşı tarafa ulaşması da zaman alabileceği için hatırlatma bu tarihten de önce kurulmalıdır.
Hesaplamada sözleşmenin kendisi esas alınmalıdır: bazı sözleşmeler iş günü, bazıları takvim günü sayar; bazıları bildirimin yazılı ve belirli bir yöntemle yapılmasını şart koşar. Bu ayrıntılar tarihle birlikte not edildiğinde hatırlatmayı alan kişi ne yapacağını bilir.
Sözleşme takibi kurumda kimin sorumluluğundadır?
Sözleşmenin sahibi, hizmetten yararlanan birimdir: kira sözleşmesinde idari işler, yazılım aboneliğinde bilgi işlem, temizlik hizmetinde ilgili şube. Hatırlatma o birimin yöneticisine gitmelidir; çünkü devam, değişiklik ya da fesih kararını o verir.
Satın alma ya da hukuk birimi ise bütün sözleşmelerin listesini ve yaklaşan tarihleri izleyerek kararın zamanında verildiğini denetler. Tarih belgeyle birlikte durduğunda bu iki rol aynı bilgiye bakar; biri işi yapar, diğeri işin yapıldığını görür.
Küçük işletmelerde bu iki rol çoğu zaman aynı kişidedir. O durumda da tarihin bir kişiye atanması ve belgeyle birlikte durması önemlidir; kişi değiştiğinde sorumluluk, ayrı bir tablonun devredilmesini beklemeden yeni kişiye geçer.
SmartFiles bunu nasıl çözer?
SmartFiles'ta yazma yetkisi olan kullanıcı bir belgeye ya da klasöre tarih ekler: ne olduğunu, günü ve kaç gün önce hatırlatılacağını seçer. İsterse tarihi başka bir kişiye atar ya da her ay ve her yıl tekrarlanacak biçimde ayarlar. Yapay zekâ açıksa Belgedeki tarihleri bul belgedeki bitiş, fesih ve vade tarihlerini önerir; kullanıcı istediğini tek tıkla ekler.
Eklenen tarih kişinin Smart360 takvimine girer ve bütün Smart360 ürünlerinde görünür. Zamanı gelince sorumluya bildirim gider; tarih bir belgeye eklendiyse Görevler'e son tarihli bir görev de düşer. SmartFiles'ta Görevler ekranının üstündeki Yaklaşan tarihler önümüzdeki günleri listeler.
Üst çubuktaki takvim simgesinin üzerindeki sayı bugünün açık takvim öğelerini gösterir; geciken bir öğe varsa sayı kırmızıdır. Takvim geçmişi, bir belgenin takviminde kimin neyi eklediğini, tamamladığını ya da kaldırdığını gösterir. Belge kalıcı olarak silinince ona bağlı tarihler de silinir.
SmartFiles özellikleriBelgeye ya da klasöre takvim tarihi eklemekBugünün takvimini üst çubuktan görmekGörevlerimi takip etmek ve tamamlamak
