Departman bazlı dosya alanları
SmartFiles departman bazlı dosya alanları, kurumun belgelerini Finans, İnsan Kaynakları, Satın Alma ya da bir proje gibi ayrı depo alanlarına bölen çalışma düzenidir. Her alanın kendi yetki matrisi, rengi, etiketleri ve kullanım istatistiği vardır. Çalışan yalnızca yetkisi olan alanları görür; dosyalar tek bir karışık havuzda kaybolmaz.
Depo alanı nedir, klasörden farkı ne?
Depo alanı (ekip çalışma alanı), kendi yetkileri olan en üst düzey çalışma alanıdır; klasörler onun içinde açılır. Klasör bir düzen aracıdır, depo alanı ise bir erişim sınırıdır: kim neyi görür, kim ne yükler, kim siler sorusu alan düzeyinde cevaplanır.
Bu ayrım ortak sürücülerin en bilinen sorununu çözer. Tek bir büyük paylaşımda her klasöre ayrı izin vermek zamanla kimsenin çözemediği bir ağa dönüşür. SmartFiles'ta izin, alanın kapısında bir kez verilir; alanın içindeki klasör düzeni ekibin kullanımına kalır.
Depo alanları nasıl kurgulanır?
Depo alanları çoğunlukla departman başına, gerektiğinde de proje başına açılır. Aşağıdaki düzen tipik bir kurum için başlangıç noktasıdır; alan sayısı ve adları kuruma göre değişir.
| Depo alanı | İçerik | Tipik yetki |
|---|---|---|
| Finans | Faturalar, dekontlar, mutabakatlar | Finans departmanı tam; yönetim okuma |
| İnsan Kaynakları | Sözleşmeler, özlük evrakı | Yalnız İK departmanı |
| Satın Alma | Teklifler, siparişler, tedarikçi belgeleri | Satın alma tam; finans okuma |
| Proje alanları | Proje dosyaları, raporlar, çizimler | Proje ekibi yazma; yönetim okuma |
| Kurum geneli | Politikalar, şablonlar, duyurular | Herkes okuma; yönetim yazma |
Her satırdaki "tipik yetki", sekiz bağımsız yetkinin bir birleşimidir; ayrıntı alan bazlı yetkilendirme sayfasındadır.
Departman yetkisi nasıl çalışır?
Departman yetkisi, depo alanına bir kişi yerine bir departman eklenerek verilir. Departmanlar Smart360'ta bir kez tanımlanır ve SmartFiles'ta doğrudan kullanılır. Kişi bir departmana katıldığında o departmanın alanlarını kendiliğinden görür, ayrıldığında erişimi kendiliğinden değişir.
Yetki ekranında kurumun tüm aktif çalışanları hazır bekler; ayrıca "kullanıcı ekle" adımı yoktur. Smart360 üzerinden ürüne atanan kişi, yetki matrisinde anında satır olarak belirir. Parolasını belirlememiş birine yetki verirken ekran bunu ayrıca söyler.
Çalışan hangi alanları görür?
Çalışan yalnızca okuma yetkisi olan alanları görür; diğer alanlar kenar çubuğunda hiç listelenmez. Muhasebe çalışanı İK alanının varlığıyla bile karşılaşmaz. Arama, not akışı, dosya bağlantıları ve yapay zekâ sohbeti de aynı sınıra uyar.
Bir yetki verildiğinde alan, açık olan ekranda sayfa yenilemeden belirir; yetki kaldırıldığında ekrandan çekilir. Yönetici bir değişikliğin etkisini, kişiye "bir çıkıp girer misin" demeden görür.
Depo alanları mobil uygulamada
SmartFiles mobil uygulamasının çekmecesinde kullanıcının görebildiği depo alanları listelenir; çöp kutusu da aynı yerdedir.
Yeni bir depo alanı nasıl açılır?
Yeni bir depo alanı, yetkili yönetici tarafından üç adımda açılır:
- Alanın adı ve isteğe bağlı açıklaması yazılır, alan için bir renk seçilir.
- Yetki matrisinde alana kişiler ya da departmanlar eklenir ve sekiz yetkiden gerekenler açılır.
- Alan, okuma yetkisi olan herkesin kenar çubuğunda o anda belirir; klasör düzeni ekip tarafından kurulur.
Alanın rengi, kenar çubuğunda ve dosya listesinde alanı ayırt etmeyi kolaylaştırır. Alanın etiket kümesi de alana özeldir: Finans'ın "ödendi" etiketi Proje alanında görünmez.
Kullanılmayan bir alan arşivlenir; kurumun varsayılan alanı ise her zaman yerinde kalır. Her alanın dosya sayısı ve kapladığı yer alan listesinde yazdığı için, hangi alanın büyüdüğü ilk bakışta görülür.
Tipik bir gün depo alanlarında nasıl geçer?
Sabah satın alma ekibi yeni bir tedarikçi teklifini Satın Alma alanına yükler; yapay zekâ teklifi okuyup özetini dosya listesine yazar. Finans ekibi aynı alanı yalnız okuma yetkisiyle görür, teklifin tutarını açmadan öğrenir ve dosyaya "bütçeye uygun" notunu bırakır.
Öğleden sonra teklifin revize edilmiş hâli aynı adla yüklenir ve yeni sürüm olur; eski hâli sürüm geçmişinde durur. Satın alma sorumlusu dosyaya genel müdür için bir onay isteği atar. Onay verildiğinde karar, kimin ne zaman verdiğiyle kayda geçer.
Bu akışta hiçbir belge e-posta zincirinde ya da kişisel bir diskte kopyalanmaz. Belge, yetkileri ve üzerindeki iş aynı yerdedir.
Hangi alanın ne kadar yer kapladığı nasıl görülür?
Her depo alanının dosya sayısı ve kapladığı alan, alan listesinde yazar. Klasörlerde de toplam boyut ve dosya sayısı, alt klasörler dahil hesaplanır; nerede yer açılabileceği tahmin edilmez, ekranda okunur.
Kurum genelindeki kullanım, paketin depolama tavanıyla birlikte gösterilir. Tavan aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; yarım kalmış bir aktarım oluşmaz. Depolama alanı paketle büyür ve ihtiyaç arttığında üst pakete geçiş anında yansır.
Bir depo alanının içinde neler yapılır?
Alanın içinde sınırsız derinlikte klasör açılır, dosya ve klasörler sürükle-bırak ile yüklenir; bir klasörün tamamı hiyerarşisi korunarak aktarılır. Her alan kendi renkli ve ikonlu etiket kümesini kullanır.
Aynı adla yüklenen dosya yeni bir sürüm olur, silinen dosya çöp kutusunda bekler. Bir klasörün tamamına yapay zekâ ile soru sorulabilir: "bu projedeki son durumu özetle" gibi. Dosyalara görev atanır, not bırakılır, ilgili belgeler birbirine bağlanır.
Ayrıntılar: dosya sürüm geçmişi, dosya üzerinde ekip çalışması ve yapay zekâ ile belge analizi.
Hangi alan ne kadar büyüdü, ne en çok indirildi?
Kurum yöneticisi ayarlardaki Raporlar sayfasında bir ay seçer ve her depo alanının toplam boyutunu, o ayki büyümesini, yükleme ve indirme sayılarını tek tabloda görür. Rapor ayrıca en çok indirilen belgeleri, en çok indiren kişileri, dış paylaşım bağlantılarını ve kurum dışından açılışlarını, saklama süresi dolmuş ya da 30 gün içinde dolacak belgelerin sayısını gösterir.
Hızla büyüyen bir alan için kota ya da sürüm sınırı gözden geçirilir; rapor CSV olarak indirilip yönetim toplantısına taşınır.
Her klasör için eksiksiz belge
İnsan kaynakları özlük dosyalarında, proje ekibi proje dosyalarında, mali müşavirlik bürosu müşteri dosyalarında aynı soruyu sorar: hangi belge eksik? Bir klasöre kontrol listesi uygulandığında her alt klasör, yani her çalışan, proje ya da müşteri için kaç belgenin tamam olduğu ve neyin eksik olduğu listelenir. Kurum kendi belge kategorilerini ayarlardan tanımlar.