Dosya sürüm geçmişi ile her zaman geri dönün
SmartFiles dosya sürüm geçmişi, aynı adla yüklenen her dosyayı eskisinin üzerine yazmadan yeni bir sürüm olarak saklayan ve eski sürüme tek tıkla dönmeyi sağlayan güvence katmanıdır. Silinen dosya ve klasörler çöp kutusunda bekler ve geri yüklenir. Kaç sürüm saklanacağını ve çöp kutusu süresini kurum belirler.
son_final_v3_SON.docx
Ortak sürücülerde bir belgenin kaç hâli olduğu ve hangisinin geçerli olduğu dosya adından tahmin edilir. Herkes kendi kopyasını alır, kimse hangisinin son olduğundan emin olamaz.
Yanlış sürümü müşteriye göndermek, bu düzende sıradan bir hataya dönüşür.
Sürümü dosya adı taşır
- “v2”, “son”, “SON_SON” — herkesin kendi yöntemi
- Üzerine yazılan dosya geri gelmez
- Hangisinin geçerli olduğu belirsizdir
- Kimin ne zaman değiştirdiği bilinmez
Sürümü sistem sayar
- Tek dosya adı, arkasında numaralı sürümler
- Eski sürüm tek tıkla geri gelir
- Listede kaçıncı sürüm olduğu yazar
- Her sürümün yanında kim ve ne zaman yazar
Dosya versiyonlama nasıl çalışır?
Aynı klasöre aynı adla yüklenen dosya, mevcut belgenin yeni bir sürümü olur. Listede kaçıncı sürümde olunduğu, kimin yüklediği ve ne zaman yüklendiği yazar.
İstenen sürüm ayrıca indirilebilir, yetkili kullanıcı eski bir sürümü geri yükleyebilir. Geri yükleme bir silme işlemi değildir: eski içerik yeni bir sürüm olarak eklenir, aradaki sürümler yerinde kalır.
Böylece “geri alındı ama bu sefer öbür hâli kayboldu” diye bir durum oluşmaz. Hiçbir adımda veri kaybedilmez.
Sürüm geçmişi mobil uygulamada
Bir belgenin tüm sürümleri SmartFiles mobil uygulamasında boyut ve tarihiyle listelenir; istenen sürüm telefondan da tek tek indirilir.
Kaç sürüm ve ne kadar süre saklanır?
Kaç sürümün tutulacağı ve silinenlerin çöp kutusunda kaç gün bekleyeceği, kurum ayarlarından belirlenir.
Sürüm tavanı
Her belge için kaç sürümün saklanacağını kurum yöneticisi seçer. Varsayılan değer 10'dur.
Önce söyler, sonra siler
Tavan düşürüldüğünde kaç dosyanın etkileneceği, kaç sürümün silineceği ve ne kadar yer açılacağı önce gösterilir.
Çöp kutusu
Silinen dosya ve klasörler belirlenen gün kadar bekler. Varsayılan değer 30 gündür.
Klasörler de geri gelir
Yanlışlıkla silinen bir klasör, içindeki her şeyle birlikte geri yüklenir.
Geri dönüşü olmayan hiçbir işlem, sonucu önceden bildirilmeden yapılmaz. Bu, bilinçli bir tasarım kararıdır.
Silinen dosya nasıl geri alınır?
Silinen dosya ve klasörler önce çöp kutusuna gider. Orada belirlenen gün sayısı kadar bekler; geri alma tek bir tıklamadır.
Kalıcı silme ayrı bir adımdır ve geri alınamayacağı açıkça yazılan bir onay ister; işlem bitince ne kadar yer açıldığı bildirilir.
Depolama sınırı aşılırsa ne olur?
Paket depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan reddedilir. Yarım kalmış bir aktarım, bozuk bir arşiv ya da sonradan fark edilen bir aşım oluşmaz.
Bir klasör sürükleyip bırakıldığında onlarca dosya aynı anda yüklenmeye başlasa bile toplam doğru hesaplanır. Her dosyanın tek başına sığıyor görünüp toplamda sınırın aşılması mümkün değildir.
Sürüm ve çöp kutusu ayarları nelerdir?
Sürümleme ve çöp kutusu iki ayarla yönetilir: belge başına saklanacak sürüm sayısı ve silinen ögelerin çöp kutusunda bekleyeceği gün sayısı. İkisini de kurum yöneticisi belirler.
| Ayar | Varsayılan | Nasıl çalışır |
|---|---|---|
| Sürüm tavanı | 10 sürüm | Tavanı aşan en eski sürümler kendiliğinden silinir; tavan düşürülmeden önce etki gösterilir |
| Çöp kutusu süresi | 30 gün | Süre dolan ögeler kalıcı olarak silinir; o güne kadar tek tıkla geri gelir |
| Kalıcı silme | Elle, onaylı | Geri alınamayacağını yazan bir onay ister; açılan yer işlem sonunda bildirilir |
Sürüm tavanının üst sınırı paketle belirlenir; ihtiyaç arttığında üst pakete geçiş anında yansır.
E-postadan gelen belgeler de sürümlenir mi?
Evet. SmartFiles'a yüklenen bir e-posta eki, diğer dosyalarla aynı kurallara tabidir: aynı klasöre aynı adla yüklendiğinde yeni bir sürüm olur, silindiğinde çöp kutusuna gider. Ayrıntı: SmartFiles ve SmartMail birlikte.
Belgelerin içeriğinin nasıl özetlendiği yapay zekâ ile belge analizi, alanların nasıl kurulduğu departman bazlı dosya alanları sayfasında anlatılır.
Bir daha “hangisi sonuncu” sorusu sorulmasın
Demo hesabında bir belgenin birkaç sürümü yüklenip geri dönülür. Nasıl çalıştığı beş dakikada görülür.
Sürümleri karşılaştırın, onaylayın, saklama süresini belirleyin
Sürümler sekmesinde eski bir sürümün yanındaki Güncelle karşılaştır düğmesi, iki hâli satır satır yan yana getirir: eklenen satırlar yeşil, silinenler kırmızı ve üstü çizili görünür, değişmeyen uzun bölümler kısaltılır. Yapay zekâ yetkisi olan kişi değişiklikleri tek tıkla maddeler hâlinde özetletir: hangi tutar, tarih ya da koşul değişti.
Bir belgenin son hâli iki ila altı kişinin sırayla onayına gönderilebilir. Onay tamamlandığında o sürüm, sürüm listesinde Onaylı rozetiyle işaretlenir; sonradan yüklenen bir hâlin yeniden onaylanması gerektiği böylece görülür.
Bir klasöre saklama süresi atandığında (1-30 yıl, yüklendiği yılı izleyen yılın başından ya da yüklendiği günden), süresi dolan belgeler sorumluya listelenir. Belgeler kendiliğinden silinmez; karar kullanıcıdadır.
Dava ve denetim sürerken belgeyi kilitleyin
Bir dava, vergi incelemesi ya da resmî bilgi talebi başladığında ilgili belgelerin bu süreçte silinmemesi gerekir. Kurum yöneticisi bir belgeye ya da klasöre yasal saklama kilidi koyar ve gerekçesini yazar (ör. dava numarası). Kilit, klasörün bütün alt klasörlerine ve belgelerine geçer.
Kilitli belgeler çöp kutusuna gönderilemez, kalıcı silinemez ve başka klasöre taşınamaz. Çöp kutusunun otomatik temizliği ve sürüm sınırının eski sürümleri kırpması da kilitli belgeleri atlar; saklama süresi dolmuş olsa bile belge yerinde kalır. Belgeyi okumak, önizlemek ve yeni sürüm yüklemek serbesttir. Kilit koyma ve kaldırma gerekçesiyle etkinlik kaydına yazılır; kurumdaki bütün kilitler ayarlardaki Raporlar sayfasında listelenir.