SmartFiles'ın özellikleri

Kurumsal e-postayla iki yönlü bağlantı

SmartFiles'taki dosyalar panelden çıkmadan SmartMail üzerinden gönderilir. Her iki yönde de kişinin iki üründeki yetkisi denetlenir; arşive kaydedilen ek diğer dosyalarla aynı sürüm ve yetki kurallarına tabidir.

Ayrıntı: e-posta eklerini arşivleme.

Kurum ayarları ve kullanım

Kurum yöneticisi SmartFiles'ın davranışını tek bir ayarlar ekranından belirler:

Depolama kullanımı paket tavanıyla birlikte gösterilir; tavan aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir. Tek dosya için üst sınır 1 GB'tır. Standart dosya paylaşım servisleriyle farklar karşılaştırma tablosunda satır satır listelenir.

Belgelerin içinde arama

Arama kutusuna yazılan kelime yalnız dosya adlarında değil, belgelerin içinde de aranır. Dosya listesinin üstünde İçerikte geçen belgeler bölümü açılır; her sonucun yanında kelimenin geçtiği cümle görünür. Türkçe ekler de eşleşir: “sözleşme” araması “sözleşmesi” geçen belgeyi de bulur.

Sonuçlar yalnız kişinin okuma yetkisi olan alanlardan gelir; çöp kutusundaki belgeler aranmaz. Yeni yüklenen belgeler kendiliğinden aranabilir hâle gelir; daha önce yüklenmiş belgeleri kurum yöneticisi ayarlardan tek düğmeyle dizine ekler.

Dış paylaşım bağlantısı ve toplu indirme

Bir dosya kurum dışındaki birine, hesap açmasına gerek kalmadan süreli bir bağlantıyla gönderilir. Bağlantı 1 ile 30 gün arasında geçerlidir; isteğe bağlı parola ve indirme sınırı eklenir. Her indirme alanın etkinlik geçmişine yazılır, bağlantı istenen an iptal edilir. Bu özellik kurum yöneticisi ayarlardan açana kadar kapalıdır.

Bağlantı yalnız görüntüleme olarak da oluşturulur: alıcı PDF, görsel ya da metin dosyasını tarayıcıda görür ama indiremez ve yazdıramaz; her sayfada alıcının adı, e-postası ve açtığı tarih filigran olarak görünür. Mobil uygulamadan paylaşırken de bu seçenek kullanılır.

Birden çok dosya ya da bir klasörün tamamı, klasör yapısı korunarak tek bir ZIP dosyası hâlinde indirilir. Dosyalar doğrudan depolamadan tarayıcıya iner; tek seferde en fazla 500 dosya ve 2 GB.

Bu işlemlere dosyaya sağ tıklayarak da ulaşılır: sağ tık menüsü dosya, klasör, listenin boş yeri, depo alanı ve klasör ağacı için o yerde yapılabilen işlemleri (açma, indirme, paylaşım bağlantısı, yeniden adlandırma, taşıma, silme) sunar; yetkiniz olmayan işlemler menüde görünmez.

Yasal saklama kilidi, kullanım raporu, güvenlik uyarıları ve klasör özeti

• Yasal saklama kilidi: dava, denetim ya da resmî talep sürerken kurum yöneticisi bir belgeye ya da klasöre gerekçesiyle kilit koyar. Kilitli belgeler çöpe gönderilemez, kalıcı silinemez, taşınamaz; otomatik çöp temizliği ve sürüm sınırı da onlara dokunmaz. Kilit mobil uygulamada da görünür; kilitli belgede taşıma ve silme seçenekleri gösterilmez.
• Aylık kullanım raporu: her alanın boyutu ve o ayki büyümesi, yükleme ve indirmeler, dış paylaşımlar, en çok indirilen belgeler ve saklama süresi dolan belgeler tek raporda; CSV olarak indirilir.
• Olağandışı etkinlik uyarısı: bir kişi 10 dakikada 100 belge indirir, 50 öğe silerse ya da gece yarısı dış paylaşım bağlantısı oluşturursa yönetici uyarı görür. Uyarı işi durdurmaz, haber verir.
• Klasör özeti: bir klasördeki belgeler tek tek açılmadan yapay zekâ ile özetlenir: klasörde ne var, eksik görünen ne var, nelere dikkat etmek gerekir. Mobil uygulamada klasör menüsündeki Klasörü özetle aynı özeti telefonda gösterir.

Belge tarihleri, toplantı davetleri ve ortak Smart360 takvimi

• Belgeye ve klasöre tarih: sözleşme bitişi, fesih bildirimi, ödeme vadesi ya da aylık bildirge gibi tarihler ayrıntı panelindeki Takvim sekmesinden belgeye ya da klasöre eklenir; zamanı gelince sorumluya bildirim gider, belge için Görevler'e son tarihli bir görev düşer. Her hafta, her ay ya da her yıl tekrarlanabilir.
• Belgedeki tarihler: yapay zekâ açıkken sözleşme ve yazışmalardaki bitiş, fesih ve vade tarihleri tek tıkla önerilir; hangisinin ekleneceğine kullanıcı karar verir.
• Toplantı davetleri: e-postayla gelen çevrim içi toplantı davetleri (.ics) tek tıkla takvime eklenir; toplantı bağlantısı ve düzenleyen de gelir, başlamadan 30 dakika önce hatırlatılır.
• Ortak takvim: tarihler kişinin Smart360 takvimine girer; SmartMail'deki yanıt hatırlatmaları ile SmartFiles'taki belge tarihleri aynı listede görünür. Belgeye erişimi olmayan kişi belgenin adını görmez.
• Bugünün sayısı: üst çubuktaki takvim ikonunun üzerinde bugünün açık takvim öğesi sayısı görünür; geciken öğe varsa sayı kırmızıdır, tıklayınca bugünün listesi açılır.
• Mobilde takvim: mobil uygulamada ay görünümü ve gün listesi bütün Smart360 ürünlerinin tarihlerini gösterir; kişinin kendi, departmanının ve kurumun öğeleri ayrı süzülür. Dosya ve klasörlere telefondan tarih eklenir, tamamlanır ya da takvimden kaldırılır; toplantıya tek dokunuşla katılınır.
• Onay ve saklama tarihleri: sıralı onay zincirine son tarih verilirken istenirse bu tarih takvime de eklenir; belgenin saklama bitişi tek tıkla takvime alınır ve 30 gün önce hatırlatılır. İkisi de varsayılan olarak kapalıdır.
• Onay ve kayıt: takvime hiçbir şey kullanıcı eklemeden girmez; öneriler ve davetler yalnız eklenince yazılır. Her ekleme, tamamlama, kaldırma ve gönderilen hatırlatma belgenin etkinlik geçmişine ve denetim kaydına yazılır; başkası için eklenen tarihte sorumluya bildirim gider.

Eksik belgeyi dosyayı açmadan görün

Personel özlük dosyası, proje dosyası ve müşteri dosyası için hazır belge listeleri bir klasöre uygulanır; kurum kendi kategorileri için yeni listeler oluşturur. Klasördeki belgeler adlarına göre maddelerle kendiliğinden eşleşir; yapay zekânın özetten bulduğu olası eşleşmeler onaylanmadan tamam sayılmaz, eksikler kırmızı görünür. Her çalışan ya da proje bir alt klasörse, üst klasörde kimin hangi belgesinin eksik olduğu tek tabloda görünür; eksikler tek tıkla yükleme bağlantısıyla istenir. Mobil uygulamada klasörün menüsündeki Kontrol listesi aynı durumu ilerleme çubuğuyla gösterir; eksik bir madde telefondan elle eşlenir, yapay zekânın önerdiği olası eşleşme onaylanır ve eksikler oradan da istenir.