Blog
Kurumsal dosya yönetimi üzerine uygulamalı yazılar: belge toplama, saklama, arama ve takip.
Belge toplamaEksik evrak nasıl takip edilir? Personel ve müşteri dosyasında eksikleri görmek
Eksik evrak takibi, her dosya türü için gereken belgelerin bir kontrol listesine dönüştürülüp klasördeki belgelerle karşılaştırılmasıyla yapılır. Liste klasörle birlikte durduğunda hangi personelin, hangi müşterinin dosyasında neyin eksik olduğu tek bakışta görünür; eksikler de doğrudan karşı taraftan istenebilir ve ayrı bir tabloya gerek kalmaz.
7 dk okuma
Belge toplamaMüşteriden dosya nasıl toplanır? Hesap açtırmadan belge istemek
Müşteriden ya da tedarikçiden belge toplamanın en düzenli yolu, belgelerin gideceği klasör için süreli bir yükleme bağlantısı göndermektir. Karşı taraf hesap açmadan dosyasını yükler, klasörün içini göremez; gelen her dosya kimin gönderdiği bilgisiyle doğru yere düşer ve e-posta eklerinin peşinden koşmak gerekmez.
7 dk okuma
Takip ve hatırlatmaSözleşme bitiş tarihleri nasıl takip edilir?
Sözleşme bitiş, fesih bildirimi ve ödeme vadeleri, tarih belgenin kendisine bağlanıp sorumlu kişiye zamanında hatırlatıldığında kaçmaz. Ayrı bir tabloda tutulan tarihler belgeden kopar ve unutulur; belgeyle birlikte duran, takvime giren ve sorumluya bildirim gönderen bir tarih ise işin kendisi kadar görünür kalır.
6 dk okuma
Arama ve yapay zekâTaranmış PDF'te metin nasıl aranır? İçerikte arama nasıl çalışır?
Taranmış bir PDF'te arama yapabilmek için önce sayfa görüntüsündeki yazının metne çevrilmesi, yani optik karakter tanıma (OCR) gerekir. Metne çevrilen belge, adı ne olursa olsun içindeki bir kelimeyle bulunur; arama sonucu da kelimenin geçtiği cümleyle gösterildiğinde doğru belgeyi açmadan tanımak mümkün olur.
6 dk okuma
Saklama ve uyumYasal saklama kilidi nedir? Silinmemesi gereken belgeler nasıl korunur?
Yasal saklama kilidi, bir dava, denetim ya da resmî inceleme sürerken ilgili belgelerin silinmesini, taşınmasını ve değiştirilmesini engelleyen korumadır. Kilit konduğu andan kaldırılana kadar, normal saklama ve temizlik kurallarının üstünde durur; belgeyi kimin, neden kilitlediği kayıt altında kalır ve süreç bitince kilit bilinçli olarak kaldırılır.
7 dk okuma
Arama ve yapay zekâ
Belge toplama
- Belge toplama
Eksik evrak nasıl takip edilir? Personel ve müşteri dosyasında eksikleri görmek
Eksik evrak takibi, her dosya türü için gereken belgelerin bir kontrol listesine dönüştürülüp klasördeki belgelerle karşılaştırılmasıyla yapılır. Liste klasörle birlikte durduğunda hangi personelin, hangi müşterinin dosyasında neyin eksik olduğu tek bakışta görünür; eksikler de doğrudan karşı taraftan istenebilir ve ayrı bir tabloya gerek kalmaz.
7 dk okuma - Belge toplama
Müşteriden dosya nasıl toplanır? Hesap açtırmadan belge istemek
Müşteriden ya da tedarikçiden belge toplamanın en düzenli yolu, belgelerin gideceği klasör için süreli bir yükleme bağlantısı göndermektir. Karşı taraf hesap açmadan dosyasını yükler, klasörün içini göremez; gelen her dosya kimin gönderdiği bilgisiyle doğru yere düşer ve e-posta eklerinin peşinden koşmak gerekmez.
7 dk okuma
Denetim
Dış paylaşım
Müşteri dosyası
- Belge toplama
Eksik evrak nasıl takip edilir? Personel ve müşteri dosyasında eksikleri görmek
Eksik evrak takibi, her dosya türü için gereken belgelerin bir kontrol listesine dönüştürülüp klasördeki belgelerle karşılaştırılmasıyla yapılır. Liste klasörle birlikte durduğunda hangi personelin, hangi müşterinin dosyasında neyin eksik olduğu tek bakışta görünür; eksikler de doğrudan karşı taraftan istenebilir ve ayrı bir tabloya gerek kalmaz.
7 dk okuma - Belge toplama
Müşteriden dosya nasıl toplanır? Hesap açtırmadan belge istemek
Müşteriden ya da tedarikçiden belge toplamanın en düzenli yolu, belgelerin gideceği klasör için süreli bir yükleme bağlantısı göndermektir. Karşı taraf hesap açmadan dosyasını yükler, klasörün içini göremez; gelen her dosya kimin gönderdiği bilgisiyle doğru yere düşer ve e-posta eklerinin peşinden koşmak gerekmez.
7 dk okuma