Dosyaları indirmeden önizleyin
SmartFiles dosya önizleme, belgeleri, tabloları, görselleri ve videoları bilgisayara indirmeden tarayıcıda açan görüntüleme katmanıdır. PDF, metin ve kod dosyaları, CSV tabloları, PNG, JPEG, GIF, WebP ve SVG görselleri ve video doğrudan açılır; Word, Excel ve PowerPoint belgeleri yöneticinin onayıyla önizlenir. Önizleme penceresinde belgeye yapay zekâ ile soru da sorulur.
Dosya önizleme neden indirmekten daha güvenlidir?
Dosya önizleme, belgenin bir kopyasını kişinin bilgisayarına bırakmadan içeriğini gösterir. İndirilen her dosya, kurumun denetimi dışındaki bir diskte yeni bir kopya demektir: yetki geri alındığında o kopya yerinde kalır.
Önizlemede ise belge, SmartFiles'ın yetki kuralları içinde kalır. Görüntüleme bağlantıları kısa ömürlüdür ve birkaç dakika içinde geçersizleşir; bağlantı başkasına iletilse bile kalıcı bir erişim yolu oluşmaz. İndirmek gerektiğinde "İndir" düğmesi her dosya türünde görünür.
Hangi dosyalar tarayıcıda önizlenir?
SmartFiles'ta beş dosya ailesi tarayıcıda açılır: görseller, videolar, PDF belgeleri, metin ve kod dosyaları ve Office belgeleri. Her aile kendi görünümüyle gösterilir.
| Dosya ailesi | Biçimler | Nasıl gösterilir |
|---|---|---|
| Görsel | PNG, JPG/JPEG, GIF, WebP, SVG | Tam boyutta açılır; dosya listesinde küçük resim olarak da görünür. |
| Video | MP4, WebM | Tarayıcının oynatıcısıyla, indirmeden oynatılır. |
| Sayfalarıyla birlikte tarayıcıda açılır. | ||
| Metin ve kod | TXT, MD, JSON, LOG, XML, YAML, INI, SQL ve yaygın programlama dilleri | Düz metin olarak, 2 MB'a kadar; Türkçe karakterler doğru gösterilir. |
| Tablo | CSV | Satır ve sütunlarıyla tablo olarak; ilk 500 satır. |
| Office | Word, Excel, PowerPoint (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx) | Yönetici etkinleştirdiğinde, 10 MB'a kadar belgeler için. |
Türkçe karakterler neden bozuk görünmez?
SmartFiles metin dosyalarının karakter kodlamasını önizlemeden önce denetler. Eski sistemlerden gelen ve Türkçe Windows kodlamasıyla kaydedilmiş dosyalar da doğru okunur; "ş", "ğ" ve "ı" harfleri soru işaretine dönüşmez.
Muhasebe ve ERP yazılımlarından dışa aktarılan CSV dosyaları bu yüzden önizlemede tablo olarak, doğru başlıklarla açılır. Bir dosyanın içeriğine bakmak için elektronik tablo programını açmak gerekmez.
Word, Excel ve PowerPoint dosyaları nasıl önizlenir?
Ofis dosyası önizleme isteğe bağlıdır: Word, Excel ve PowerPoint belgeleri, kurum yöneticisi Office önizlemeyi etkinleştirdiğinde tarayıcıda açılır. Bu özellik belgenin içeriğini harici bir çevrim içi görüntüleyiciye gönderdiği için varsayılan olarak kapalıdır; karar ve sorumluluk kurumdadır.
Açık olduğunda 10 MB'a kadar belgeler, biçimlendirmesi korunarak gösterilir. Kapalıyken de belgeler her zaman indirilebilir; Word ve Excel belgeleri yapay zekâ ile özetlenir ve içerikleri hakkında soru sorulabilir. Ayar tek düğmeyle açılır ya da kapanır.
Dosyayı açmadan içeriği nasıl anlaşılır?
Dosya listesinde görseller küçük resim olarak görünür; belgelerin yanında ise yapay zekânın yükleme anında ürettiği kısa özet durur. Böylece bir klasörde aranan dosya, tek tek açılmadan bulunur.
Liste ızgara, ayrıntılı liste ve kutucuk görünümleri arasında değiştirilir. Klasörlerin toplam boyutu ve dosya sayısı alt klasörler dahil yazılır; seçilen dosyanın ayrıntıları, notları ve sürümleri sağ panelde açılır.
Önizleme penceresi Esc tuşuyla kapanır ve liste kaldığı yerde durur. Yoğun bir klasörde onlarca belgeye göz atmak, her birini indirip açmaktan çok daha kısa sürer.
Mobil uygulamada önizleme
Görseller SmartFiles mobil uygulamasında tam ekran açılır; bir depo yerleşim planı ya da sahadan çekilmiş bir fotoğraf indirilmeden incelenir.
Önizlemeyi kimler görebilir?
Önizleme, dosyanın bulunduğu depo alanında "Okuma" yetkisi olan kişilere açıktır. Okuma yetkisi olmayan kişi alanı kenar çubuğunda hiç görmez; dolayısıyla alandaki dosyaların önizlemesine de ulaşamaz.
Yetki kişi ya da departman bazında verilir ve değişiklikler açık ekranlara anında yansır. Bir kişinin yetkisi kaldırıldığında, o alanın dosyaları ekranından da çekilir. Ayrıntı: alan bazlı yetkilendirme.
Önizleme sırasında belgeye soru sorulabilir mi?
Evet. Önizleme penceresinin sağında sohbet alanı durur ve ana ekrandaki sohbetle aynı kalır. Belge açıkken "fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?" gibi bir soru sorulur; yanıt belgenin kendi metninden üretilir.
Sohbet, "Yapay zekâ" yetkisi olan kişilere açıktır ve yalnız kişinin görme yetkisi olan dosyaları okur. Ayrıntı: yapay zekâ ile belge analizi.
Eski sürümler ve e-posta ekleri nasıl görüntülenir?
Bir dosyanın önceki sürümleri ayrı ayrı indirilebilir ve gerektiğinde geri yüklenir; hangi sürümün geçerli olduğu listede yazar. Ayrıntı: dosya sürüm geçmişi.
Aynı indirmeden görüntüleme anlayışı kurumsal e-posta ürünü SmartMail'de de geçerlidir: mail ekleri indirilmeden önizlenir. İki ürünün birlikte çalışması e-posta eklerini arşivleme sayfasında anlatılır.