Hukuk büroları için dosya yönetimi

Hukuk büroları hangi dosya sorunlarını yaşar?

1. Herkes her müvekkil klasörünü görüyorOrtak sürücüde müvekkil klasörleri çoğu zaman büronun tamamına açıktır. Dosyada çalışmayan stajyer ya da destek personeli de gizli belgelere erişebilir.
2. Dilekçenin hangi hâli sunuldu, belli değilTaslaklar “son_revize” gibi adlarla çoğalır. Mahkemeye ya da karşı tarafa gönderilen hâl ancak e-posta geçmişi taranarak bulunur.
3. Uzun dosyada aranan bilgi saatler alıyorYüzlerce sayfalık dava dosyasında bir tarih, tutar ya da beyan elle aranır. Duruşma öncesi bu arama en değerli zamanı alır.
4. Belgeye kimin eriştiği bilinmiyorBir belgenin kim tarafından indirildiği ya da silindiği kayıt altında değildir. Bir şikâyette neyin ne zaman olduğu hafızaya kalır.

Hukuk bürolarında dosya düzeni neden zorlaşır?

Bir hukuk bürosunda aynı anda onlarca dava ve danışmanlık dosyası yürür. Her dosyada dilekçeler, bilirkişi raporları, müvekkilden gelen belgeler, karşı taraf yazışmaları ve sözleşme taslakları birikir. Bu belgelerin önemli bir kısmı müvekkilin sırrıdır ve büronun içinde de herkesin görmesi gerekmez.

Ortak bir sürücüde müvekkil klasörleri çoğu zaman herkese açıktır; stajyer ya da sekreter, üzerinde çalışmadığı dosyalara da erişebilir. Dilekçe taslakları “dilekce_son_revize” gibi adlarla çoğalır ve mahkemeye hangi hâlin sunulduğu ancak e-posta geçmişi taranarak bulunur.

Müvekkil dosyalarına erişim nasıl sınırlanır?

1136 sayılı Avukatlık Kanunu'nun 36. maddesi, avukatların kendilerine tevdi edilen ya da görevleri dolayısıyla öğrendikleri hususları açığa vuramayacağını düzenler. Müvekkil belgelerinde kişisel veriler de bulunduğundan, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki yükümlülükler de gündeme gelir. Bu yükümlülüklerin dosya düzenindeki karşılığı basittir: her belgeyi yalnız onu görmesi gereken kişiler görmelidir.

Pratikte bu, her büyük müvekkil ya da dava grubu için ayrı bir alan açmak ve o alana yalnız dosyayı yürüten avukatlara ve destek ekibine erişim vermek demektir. Ortak kullanılan dilekçe örnekleri, içtihat notları ve büro içi şablonlar ise herkesin okuyabildiği ayrı bir alanda durur. Bu bölüm genel bilgi amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir.

Dilekçe ve sözleşme taslaklarının sürümü nasıl izlenir?

Bir sözleşme müzakeresinde karşı tarafa gönderilen her hâl, ileride bir uyuşmazlıkta önem kazanabilir. Taslakların ayrı dosyalar olarak çoğalması yerine aynı belgenin sürümleri olarak saklanması, hangi hâlin ne zaman ve kim tarafından hazırlandığını belgenin kendi geçmişinde tutar.

Önemli aşamalara bırakılan kısa notlar (“karşı tarafa gönderildi”, “müvekkil onayladı”, “mahkemeye sunuldu”) hangi sürümün dışarı çıktığını netleştirir. Kıdemli avukatın incelemesi gereken bir taslak için inceleme görevi atamak da onay sürecini e-posta trafiğinden çıkarıp belgenin yanına taşır.

Uzun dosyalarda aranan bilgi nasıl bulunur?

Yüzlerce sayfalık bir dava dosyasında belirli bir tarihi, tutarı ya da tanık beyanını bulmak saatler alabilir. Yapay zekâ ile belgeye soru sormak, “bilirkişi raporunda hasar tutarı ne olarak belirlenmiş?” gibi bir soruyu belgenin içeriğine dayanarak yanıtlar. Yanıt, ilgili bölümü tam metinde bulmayı hızlandıran bir yol göstericidir; hukuki değerlendirmenin yerini tutmaz.

Gizliliği özellikle yüksek dosyalarda yapay zekâ kullanımının açık olup olmayacağına büro karar vermelidir. Yapay zekâ yetkisi alan bazında verildiği için, bazı müvekkil alanlarında kapalı tutulup diğerlerinde açılabilir.

Hukuk bürosu için örnek alan düzeni nasıl olur?

• Büro Ortak: dilekçe örnekleri, içtihat notları, vekâletname şablonları. Herkes okur, yalnız ortaklar yazar.
• Müvekkil A (Ticari): sözleşmeler, yazışmalar, danışmanlık notları. Yalnız dosyayı yürüten avukatlar ve bir asistan.
• Dava Grubu – İş Hukuku: dava dosyaları, bilirkişi raporları, duruşma notları. İlgili avukatlar; stajyer yalnız okur.
• Muhasebe ve İdari: vekâlet ücreti faturaları, büro giderleri. Yalnız idari ekip ve ortaklar.

SmartFiles bunu nasıl çözer?

SmartFiles'ta her müvekkil ya da dava grubu için ayrı bir depo alanı açılır. Her alanda sekiz bağımsız yetki (Okuma, Yazma, Düzenleme, Silme, Klasör, AI, Geçmiş, Not) kişiye ya da departmana verilir; okuma yetkisi olmayan kişi o alanı kenar çubuğunda hiç görmez, arama ve not akışında da o alandaki dosyalar ona gösterilmez.

Aynı adla yüklenen taslak yeni bir sürüm olur; eski hâller yükleyen kişi ve tarihle sürüm geçmişinde durur. Dosyaya not bırakılır, Onay ya da İnceleme türünde görev atanır. Geçmiş yetkisi olan kişi, alanın etkinlik geçmişinde yükleme, indirme, taşıma, silme ve yetki değişikliklerini kişi ve zamanıyla görür.

Belgeler yüklendiği anda yapay zekâ ile okunur ve özetlenir; belgeye ya da bir klasördeki belgelere soru sorulur. Kurum yöneticisi yapay zekâyı tamamen kapatabilir ya da AI yetkisini yalnız belirli alanlarda verebilir.

Alan bazlı yetkilendirmeDepo alanına kişi yetkisi vermekGörev, onay ya da inceleme atamak

Sık sorulan sorular

Stajyerin yalnız belirli dava dosyalarını görmesi sağlanabilir mi?

Evet. SmartFiles'ta yetki alan bazında verildiği için stajyere yalnız çalıştığı dava grubunun alanında okuma yetkisi verilebilir; diğer müvekkil alanları onun kenar çubuğunda hiç görünmez.

Mahkemeye sunulan dilekçenin hangi sürüm olduğu nasıl anlaşılır?

Dilekçenin sürüm geçmişinde her hâl yükleyen kişi ve tarihle durur. Sunulan sürüme “mahkemeye sunuldu” notu bırakmak, bu bilgiyi belgenin yanında kalıcı olarak tutar.

Müvekkil belgelerinin kim tarafından indirildiği görülebilir mi?

Evet. SmartFiles'ta dosya indirme işlemleri alanın etkinlik geçmişine yazılır; Geçmiş yetkisi olan kişi kimin, hangi dosyayı, ne zaman indirdiğini görür.

Belgeler indirilmeden okunabilir mi?

Evet. PDF, görsel ve metin belgeleri tarayıcıda önizlenir; Word ve Excel belgeleri de kurum yöneticisi Office önizlemeyi etkinleştirdiğinde gösterilir. Önizleme, belgenin bir kopyasını kişinin bilgisayarına bırakmaz.

Dava dosyaları mobil cihazdan açılabilir mi?

Evet. SmartFiles mobil uygulamasında yetkili olunan alanlar, dosyalar, arama, yapay zekâ özeti ve sürüm geçmişi bulunur; duruşma öncesi bir belgeye telefondan bakılabilir.