# Yetkilendirme Adres: https://smartfiles.com.tr/yetkilendirme.html Görme, yükleme, silme gibi yetkiler her depo alanında kişi ve departman bazında ayrı ayrı açılıp kapanır; çalışanlar listede hazır bekler. ## Gelişmiş alan bazlı yetkilendirme SmartFiles alan bazlı yetkilendirme, her depo alanında kimin ne yapabileceğini sekiz bağımsız yetkiyle belirleyen erişim modelidir: okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör oluşturma, yapay zekâ, geçmiş ve not. Yetki kişiye ya da departmana verilir, tek ekrandaki matristen yönetilir ve değişiklik açık ekranlara anında yansır. Sorun ### Yetki verilen kişi dosyayı neden göremez? Ortak sürücülerde erişim genelde iki seçenekten ibarettir: ya her şey görülür ya hiçbir şey. Arada kalan her ihtiyaç — “yüklesin ama silmesin”, “görsün ama değiştirmesin” — klasör çoğaltılarak çözülmeye çalışılır. Sonuç herkesin bildiği tablodur: aynı belgenin üç kopyası, kimin neye eriştiğinin bilinmediği bir klasör ağacı ve her seferinde BT'ye yöneltilen bir soru. Bugün #### Erişim ya hep ya hiç - Salt okuma ya da tam erişim; arası yok - “Silmesin” demek için ayrı klasör açılır - Aynı belgenin birden çok kopyası dolaşır - Kimin neye eriştiği ancak tahmin edilir SmartFiles ile #### Sekiz ayrı yetki, tek ekran - Sekiz yetkinin her biri ayrı ayrı denetlenir - Tek bir kutu kapatılır, klasör çoğaltılmaz - Belgenin tek kopyası, tek doğru yeri olur - Kimin neye eriştiği ekranda listelenir Sekiz yetki ### Dosya erişim yetkisi hangi başlıklardan oluşur? Bu sekiz yetkiden istenen kurum yöneticisi tarafından verilir, istenmeyen kapalı bırakılır. Biri diğerini gerektirmez; “silme” yetkisi verilmeden “yazma” yetkisi verilebilir. 1 #### Okuma Alandaki dosya ve klasörleri görüntüler. Bu yetki kapalıysa alan kenar çubuğunda hiç görünmez. 2 #### Yazma Yeni dosya yükler ve mevcut bir belgeye yeni sürüm ekler. 3 #### Düzenleme Dosya ve klasörlerin adını değiştirir, başka bir yere taşır. 4 #### Silme Çöp kutusuna atar ve kalıcı olarak siler. 5 #### Klasör oluşturma Yeni klasör açar. Düzenleme yetkisinden ayrıdır: klasör açabilen biri, var olanları yeniden adlandıramayabilir. 6 #### Yapay zekâ Belgeleri analiz eder ve içerikleri hakkında soru sorar. 7 #### Geçmiş O alanda yapılan işlemleri Smart360 özetinde görür. 8 #### Not Dosyalara not yazar ve şirket genelindeki not akışını izler. Örnek: Muhasebe stajyerinin faturaları yükleyebilmesi, ama hiçbirini silememesi istenir. Yazma açılır, silme kapalı bırakılır. Tek tıklama, yeni klasör yok. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Her satır bir kullanıcı ya da departman; sekiz sütunun her biri ayrı bir yetki. Tek ekran ### Yetki matrisinde çalışanlar nasıl listelenir? Kurum yöneticisi depo alanını seçtiğinde kurumdaki herkes ekranda satır olarak çıkar. Ayrıca “kullanıcı ekle” diye bir adım yoktur; Smart360 üzerinden ürüne atanan kişi burada anında satır olarak belirir. Sağdaki Tümü ve Hiçbiri düğmeleriyle bir kişinin tüm yetkileri tek hamlede açılıp kapatılabilir. Kime ne verildiğini görmek için ayrıca rapor çekmeye gerek yoktur — ekranın kendisi rapordur. Departman bazlı ### Departman bazlı dosya yetkisi nasıl verilir? Kurum yöneticisi bir yetkiyi doğrudan “Muhasebe” departmanına verdiğinde, o departmandaki herkes onu alır. Muhasebe'ye yeni atanan bir çalışanın erişimi o anda hazır olur; ayrıca bir işlem gerekmez. Aynı şey tersi için de geçerlidir: departman değiştiren bir çalışanın eski erişimi kendiliğinden düşer, yenisi gelir. - Çalışan işe girerSmart360'ta departmanına atanır. SmartFiles'ta ayrıca bir işlem yapılmaz; o departmanın yetkileri kendiliğinden geçerli olur. - Çalışan departman değiştirirEski departmanın erişimi düşer, yeni departmanınki gelir. İki ayrı yerde işlem yapılmaz. - Çalışan işten ayrılırKurumdan çıkarıldığı anda geride kalan kişisel yetkileri de otomatik olarak temizlenir. Ayrıntılar ### Yetki verirken hangi hatalar önlenir? Yetkilendirmede en can sıkıcı durum, bir şeyin yanlış olduğunun günler sonra fark edilmesidir. Bunlar onu önlemek için tasarlandı. 1 #### Giriş yapamayacak kişi uyarılır Parolasını belirlememiş birine yetki verirken ekran bunu size söyler. “Yetkiyi verdim ama giremiyor” sorusu hiç doğmaz. 2 #### Ayrılanların yetkisi temizlenir Kurumdan çıkarılan bir kişinin geride kalan yetkileri kendiliğinden silinir; elle temizlik gerekmez. 3 #### Değişiklik anında geçerli olur Kurum yöneticisinin yetki verdiği kişi o sırada ekranı açık tutuyor olsa bile, yeni alan kenar çubuğunda hemen belirir. Çıkış yapıp yeniden girmek gerekmez. 4 #### Yapay zekâ da bir yetkidir Hassas bir arşivde yapay zekâ yalnızca belirli kişilere açılabilir, geri kalan herkese kapalı bırakılabilir. Özet tablo ### Sekiz yetkinin her biri neyi açar? Sekiz iznin her biri tek bir işi açar ve biri diğerini gerektirmez. Aşağıdaki tablo, her iznin verildiğinde kişiye neyi açtığını ve tipik kullanımını özetler. SmartFiles alan bazlı yetkilerYetkiVerildiğinde kişi ne yapabilirTipik kullanımOkumaAlandaki dosya ve klasörleri görür, önizler, indirirBelgeye erişmesi gereken herkesYazmaYeni dosya ve mevcut belgeye yeni sürüm yüklerBelge üreten ekipDüzenlemeDosya ve klasörleri yeniden adlandırır, taşırAlanın düzeninden sorumlu kişiSilmeÇöp kutusuna atar ve kalıcı silerAlan sorumlusuKlasör oluşturmaYeni klasör açar; düzenlemeden bağımsızdırProje yürüten ekipYapay zekâBelge raporunu görür, belgeye ve klasöre soru sorarHassas arşivde yalnız belirli kişilerGeçmişAlanın hareketlerini Smart360 genel bakışında görürYönetim ve denetimNotDosyalara not yazar, etiket uygular, not akışını izlerBelge üzerinde çalışan ekip Sınırlar ### Yetki başka yollardan genişleyebilir mi? Genişleyemez. SmartFiles'ta dosya erişim yetkisi yalnızca matristen değişir; ekip çalışması araçları kimseye yeni bir kapı açmaz. Bir kişiye dosya üzerinden görev atamak ona dosyayı açmaz: kişinin o alanda okuma yetkisi yoksa atama yapılmaz. Aynı ilke bağlantılarda, notlarda ve yazışmalarda da geçerlidir. Kişinin göremediği bir dosyaya giden ilişki ona hiç gösterilmez; not akışı yalnız görebildiği alanlardan beslenir; bir konuşmaya katılmak, konuşmanın bağlı olduğu dosyayı açmaz. Yapay zekâ sohbeti de yalnızca kişinin görebildiği dosyalardan yanıt üretir. SmartMail üzerinden gönderilen dosyalarda da kişinin o alandaki okuma yetkisi denetlenir (SmartFiles ve SmartMail birlikte). Bu araçların ayrıntısı dosya üzerinde ekip çalışması, alanların kurgusu departman bazlı dosya alanları sayfasında anlatılır. Kullanıcı tarafı ### Çalışan kendi yetkilerini nasıl bilir? Web panelinde dosya ayrıntısı, kişiye yalnız o alanda yetkisi olan işlemleri sunar. SmartFiles mobil uygulamasında ise dosya ayrıntısında kişinin o alandaki kendi yetkileri ayrıca listelenir; neyi yapabileceğini denemeden bilir. İzin verme ve değiştirme işi yöneticinin matris ekranındadır; kişi kendi hakkını değiştiremez. Yönetici ise kime ne verildiğini görmek için rapor almaz: matrisin kendisi rapordur. ### Yetkilendirmeyi kendi verileriyle deneyin Kurum için bir demo hesabı açılır; kendi departman yapısı kurulur, yetkiler dağıtılır ve sonuç birlikte görülür. Teklif isteyinDemo talep edinTüm özellikler → Klasör düzeyi ### Klasöre özel erişim Alan yetkileri bir departmanın bütün dosyalarını kapsar. Bazı klasörler ise alandaki herkese değil, yalnız birkaç kişiye açık olmalıdır: bir dava dosyası, bir işe alım süreci, yönetim kurulu belgeleri. Düzenleme yetkisi olan kişi böyle bir klasörü kısıtlar ve kimlerin göreceğini kişi ya da departman olarak seçer. Kısıtlı klasör ve alt klasörleri, listede olmayan kişiler için hiç yoktur: kenar çubuğunda, dosya listesinde, aramada, görevlerde, not akışında ve etkinlik geçmişinde görünmez. Kısıtlama yetki vermez, alan yetkilerini daraltır; kurum yöneticileri her zaman görür. İçinde göremediği kısıtlı bir klasör bulunan klasörü kimse farkında olmadan silemez. Alanın etkinlik geçmişi, Geçmiş yetkisi olan kişi tarafından CSV dosyası olarak indirilir: tarih, kişi, işlem, hedef, ayrıntı ve IP adresi sütunlarıyla, Excel'de doğrudan açılacak biçimde. İzleme ### Olağandışı etkinlik uyarıları Yetki doğru verilse bile bir hesabın olağandışı davranışı fark edilmelidir: işten ayrılmadan önce belgeleri toplu indiren bir çalışan, yanlışlıkla ya da kasıtlı toplu silme, gece yarısı kurum dışına açılan bir paylaşım bağlantısı. SmartFiles her işlemden sonra bunları denetler. - 10 dakika içinde 100 ya da daha fazla belge indirme (toplu ZIP dahil) - 10 dakika içinde 50 ya da daha fazla silme - 22:00 ile 06:00 arasında dış paylaşım bağlantısı oluşturma Uyarılar ayarlardaki Raporlar sayfasında kurum yöneticisine gösterilir; menüdeki sayı görülmemiş uyarıları belirtir. Uyarı işlemi durdurmaz, yalnız haber verir; yönetici inceledikten sonra görüldü olarak işaretler. KVKK ### Kişisel veri içeren belgeleri görün Kişisel verilerin nerede durduğunu bilmek, KVKK kapsamındaki yükümlülüklerin ilk adımıdır. SmartFiles metni okunabilen her belgeyi TC kimlik numarası, IBAN, kart numarası, telefon ve e-posta için tarar; sağlık, adli sicil, biyometrik ya da sendika ifadeleri geçen belgeleri olası özel nitelikli veri olarak işaretler. Tarama yapay zekâ kullanmaz ve bulunan değerleri saklamaz; yalnız kaç tane bulunduğu tutulur. Kurum yöneticisi kişisel veri içeren belgeleri alan ve klasörleriyle tek listede görür; bunlardan hangilerinin dış paylaşım bağlantısıyla kurum dışına açık olduğu da listede yazar. Kullanıcı ise böyle bir belgeyi dışarıya göndermek üzereyken uyarılır. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Kişisel veri içeren belgeler — değerler saklanmaz, yalnız sayıları görünür. Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Depo alanına kişi yetkisi vermek - Bir kişinin alan yetkisini kaldırmak - Kullanıcıları, departmanları ve paketi yönetmek - Bir depo alanı ya da dosya görünmüyor Tüm SmartFiles belgeleri