# Muhasebe ve mali müşavirlik büroları için dosya yönetimi > Muhasebe ve mali müşavirlik büroları için dosya yönetimi, her müşterinin evrakını ayrı bir alanda, dönem klasörleriyle ve yalnız o müşteriyle çalışan… Kaynak sayfa: https://smartfiles.com.tr/sektorler/muhasebe-mali-musavirlik.html Sitenin tamamı: https://smartfiles.com.tr/llms.txt --- - Ana sayfa - Sektörler - Muhasebe ve mali müşavirlik büroları için dosya yönetimi Sektör ## Muhasebe ve mali müşavirlik büroları için dosya yönetimi Muhasebe ve mali müşavirlik büroları için dosya yönetimi, her müşterinin evrakını ayrı bir alanda, dönem klasörleriyle ve yalnız o müşteriyle çalışan ekibin erişimiyle tutmaktır. Faturalar, beyannameler ve mutabakatlar saklama süreleri boyunca bulunabilir kalmalı, yanlışlıkla silinenler geri getirilebilmelidir. SmartFiles bu düzeni tek panelden sağlar. 6 dk okumaYayın: 25 Eylül 2026 Bu rehberde - Muhasebe ve mali müşavirlik büroları hangi dosya sorunlarını yaşar? - Mali müşavirlik bürolarında evrak neden dağılır? - Müşteri evrakı nasıl düzenlenir? - Belge saklama süreleri dosya düzenini nasıl etkiler? - Müşteriden gelen e-posta ekleri nasıl yönetilir? - Müşteriden evrak nasıl toplanır, faturalar nasıl tabloya dökülür? - Dönem sonunda sık yapılan dosya hataları nelerdir? - SmartFiles bunu nasıl çözer? - Sık sorulan sorular - İlgili sayfalar - SmartFiles'ı kurumunuzda kullanmaya başlayın ### Muhasebe ve mali müşavirlik büroları hangi dosya sorunlarını yaşar? - Bütün çalışanlar bütün müşterilerin evrakını görüyorMüşteri klasörleri tek bir ortak klasörde durduğunda herkes her müşterinin faturasına ve bordrosuna erişir. Gizlilik ve düzen aynı anda zayıflar. - Aynı fatura iki kez kaydediliyorMüşteriden gelen belge farklı adlarla iki kişi tarafından kaydedilir. Dönem sonunda hangisinin işlendiği tartışılır. - Dönem temizliğinde gerekli klasör siliniyorYoğun kapanış haftasında taslaklar temizlenirken gerçek bir mutabakat klasörü de gider. Geri getirmek için yedeğe başvurulur. - Müşteri sorusu gelince belge posta kutusunda aranıyorFaturalar ve dekontlar e-postayla gelip orada kalır. Müşteri bir belgeyi sorduğunda birkaç kişinin posta kutusu taranır. ### Mali müşavirlik bürolarında evrak neden dağılır? Bir mali müşavirlik bürosu onlarca, bazen yüzlerce müşterinin evrakını aynı anda yönetir. Faturalar, banka ekstreleri, bordro belgeleri, beyanname onayları ve müşteriyle yapılan mutabakatlar her ay yeniden gelir. Evrakın bir kısmı e-postayla, bir kısmı taranmış kâğıt olarak, bir kısmı da müşterinin kendi sisteminden alınmış dosyalar olarak ulaşır. Tek bir ortak klasörde müşteri klasörleri çoğaldıkça, her çalışan bütün müşterilerin evrakına erişir hâle gelir. Dönem sonu yoğunluğunda aynı belgenin iki kez kaydedilmesi, yanlış müşteri klasörüne konması ya da temizlik sırasında silinmesi sıradan hatalara dönüşür. ### Müşteri evrakı nasıl düzenlenir? Her müşteri için ayrı bir alan, altında yıl ve dönem klasörleri, en altta da belge türüne göre klasörler (Faturalar, Banka, Bordro, Beyannameler) çoğu büro için yeterli bir yapıdır. Müşterinin portföy sorumlusu ve yardımcısı dışında kimsenin bu alana erişmemesi, hem gizliliği hem de düzeni korur. Evrakın durumu klasörle değil, etiketle gösterilir: “müşteriden bekleniyor”, “işlendi”, “mutabakat yapıldı” gibi. Böylece bir dönem klasörüne bakan kişi, hangi belgelerin işlendiğini dosyaları açmadan görür. ### Belge saklama süreleri dosya düzenini nasıl etkiler? Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesi, defter ve belgelerin ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılı başından itibaren beş yıl saklanmasını öngörür. Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi ise ticari defterler, envanterler, finansal tablolar ve belirli belgeler için on yıllık bir süre tanımlar. Bu süreler müşterinin yükümlülüğüdür, ama evrakı büroda tutulan müşteriler için düzenin bu sürelere göre kurulması büroya da kolaylık sağlar. Dönem klasörleri bu yüzden önemlidir: saklama süresi dolan bir yıl, bütün olarak gözden geçirilip müşteriyle birlikte karar verilen şekilde ayrılır. Bu bölüm genel bilgi amaçlıdır, hukuki ya da mali tavsiye değildir. ### Müşteriden gelen e-posta ekleri nasıl yönetilir? Müşteriler faturalarını ve dekontlarını çoğunlukla e-postayla gönderir. Bu eklerin tek tek indirilip müşteri klasörüne kopyalanması hem zaman alır hem de kopyaların çoğalmasına yol açar. Eki posta kutusundan doğrudan dosya alanına kaydetmek, belgeyi tek adımda doğru yere taşır. Aynı mantık ters yönde de geçerlidir: müşteriye gönderilecek bir mutabakat ya da beyanname onayı, indirilip yeniden eklenmek yerine doğrudan dosya alanından gönderildiğinde, hangi belgenin kime gittiği kayıt altında kalır. ### Müşteriden evrak nasıl toplanır, faturalar nasıl tabloya dökülür? Dönem başında her müşteriden aynı belgeler istenir: faturalar, banka ekstreleri, bordro dökümleri. Bu belgelerin e-postayla parça parça gelmesi hem takibi zorlaştırır hem de eklerin tek tek müşteri klasörüne taşınmasını gerektirir. Her müşterinin dönem klasörü için ayrı bir yükleme bağlantısı, müşterinin belgeleri hesap açmadan doğrudan doğru klasöre bırakmasını sağlar. Toplanan faturaların numarası, tarihi, satıcısı, KDV'si ve toplamı elle tabloya yazılmak yerine belgelerden okunabilir. e-Fatura ve e-Arşiv faturaların XML dosyası bu bilgileri zaten alan alan taşır; PDF ve fotoğraflarda ise okunan değerlerin kayıttan önce kontrol edilmesi gerekir. ### Dönem sonunda sık yapılan dosya hataları nelerdir? - Aynı faturanın farklı adlarla iki kez kaydedilmesi. - Belgenin yanlış müşterinin klasörüne konması. - Taslak beyanname hesaplarının son hâlle karıştırılması. - Dönem temizliğinde gerekli bir klasörün silinmesi. - Müşteri sorusu geldiğinde belgenin posta kutularında aranması. ### SmartFiles bunu nasıl çözer? SmartFiles'ta her müşteri için ayrı bir depo alanı açılır ve yalnız o müşteriyle çalışan ekibe yetki verilir; diğer çalışanlar o alanı hiç görmez. Her alanın kendi renkli ve simgeli etiketleri vardır; birden çok dosya seçilip topluca etiketlenir. Aynı klasöre aynı adla yüklenen belge yeni bir sürüm olur; aynı faturanın ikinci kez yüklenmesi ayrı bir kopya üretmez. Silinen dosya ve klasörler, yöneticinin belirlediği süre boyunca (en fazla 30 gün) çöp kutusunda bekler ve geri yüklenir. Müşteriden belge toplamak için dönem klasöründe yükleme bağlantısı oluşturulur; müşteri hesap açmadan yalnız o klasöre dosya yükler, klasörün içini göremez, gelen her dosya gönderenin adıyla kaydedilir. Klasördeki faturalar Fatura listesi (Excel) ile tek tabloda toplanır: e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyaları doğrudan okunur, PDF ve fiş fotoğrafları yapay zekâ ile okunur ve yanlış okunan alan düzeltilebilir. Müşteriden gelen ekler ilgili döneme sürükle-bırak ile yüklenir; SmartMail ile birlikte kullanıldığında SmartFiles'taki bir belge indirilmeden SmartMail üzerinden gönderilir. Yüklenen belgeler yapay zekâ ile özetlenir; bir dönem klasörüne “bu ayın faturalarında KDV oranı farklı olan var mı?” gibi sorular sorulabilir. Departman bazlı dosya alanlarıDosyaları etiketlemekÇöp kutusundan dosya geri yüklemekDışarıdan belge istemek (yükleme bağlantısı)Faturaları Excel'e aktarmak (fatura bilgisi çıkarma) ### Sık sorulan sorular **S: Her müşterinin evrakını yalnız ilgili çalışan görebilir mi?** Evet. SmartFiles'ta her müşteri için ayrı bir alan açılır ve yetki yalnız o müşterinin portföyünde çalışanlara verilir. Yetkisi olmayan çalışan alanı kenar çubuğunda görmez. **S: Aynı fatura iki kez yüklenirse ne olur?** Aynı klasöre aynı adla yüklenen dosya SmartFiles'ta yeni bir sürüm olur; ayrı bir kopya oluşmaz. Farklı adla yüklendiğinde ise ayrı bir dosya olarak kaydedilir, bu yüzden adlandırma kuralı önemlidir. **S: Dönem temizliğinde yanlışlıkla silinen klasör geri gelir mi?** Evet. Silinen klasör çöp kutusunda bekler ve geri yüklendiğinde içindeki bütün alt klasör ve dosyalarla eski yerine döner. **S: Taranmış faturalar yapay zekâ ile okunabilir mi?** Evet. SmartFiles taranmış PDF'lerin ilk on sayfasını ve görsel dosyalarını görüntü analiziyle okur; fatura özetlenir ve içeriği aramada bulunur. PDF, Word ve Excel dosyaları metinleri üzerinden okunur. **S: Müşteri faturalarını Excel tablosuna aktarabilir miyim?** Evet. Bir klasördeki faturaların belge no, tarih, satıcı, VKN/TCKN, matrah, KDV ve toplamı tek tabloda CSV olarak indirilir. e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyaları doğrudan okunur; PDF ve fotoğraflar yapay zekâ ile okunur. ### İlgili sayfalar - SmartMail ile muhasebe bürolarında e-posta düzeniSmartMail ### SmartFiles'ı kurumunuzda kullanmaya başlayın Kurulum gerektirmez; hesap açıldığı anda depo alanlarınızı oluşturup yetkileri verirsiniz. Teklif isteyinDemoyu açın ### Diğer sektörler - Sektör #### Hukuk büroları için dosya yönetimi Hukuk büroları için dosya yönetimi, dava ve müvekkil dosyalarının her birini yalnız ilgili avukat ve çalışanların görebildiği ayrı alanlarda toplamak, dilekçe ve sözleşme taslaklarının her hâlini saklamak ve kimin hangi belgeye ne yaptığını kayıt altında tutmaktır. SmartFiles bu düzeni tarayıcıdan ve mobil uygulamadan, kurulum gerektirmeden sağlar. 5 dk okuma - Sektör #### Üretim ve ihracat firmaları için dosya yönetimi Üretim ve ihracat firmaları için dosya yönetimi, teknik resimlerin ve şartnamelerin doğru revizyonunu herkesin aynı yerden görmesini, ihracat evrakının sevkiyat bazında eksiksiz toplanmasını ve satış, üretim, lojistik ekiplerinin yalnız kendi belgelerine erişmesini sağlamaktır. SmartFiles sürüm geçmişi, departman alanları ve yapay zekâ özetiyle bu düzeni kurar. 5 dk okuma - Sektör #### Sağlık kuruluşları için dosya yönetimi Sağlık kuruluşları için dosya yönetimi, hasta evrakına erişimi yalnız o evrakla çalışması gereken kişilerle sınırlamak, idari ve tıbbi belgeleri birbirinden ayırmak ve belgeye kimin eriştiğini kayıt altında tutmaktır. Klinikler, poliklinikler ve laboratuvarlar için SmartFiles, idari ve hasta evrakını yetki sınırları net alanlarda toplar. 5 dk okuma