# SmartFiles — tam içerik Bu dosya, https://smartfiles.com.tr adresindeki tanıtım sayfalarının tamamının düz metin hâlidir ve sayfalardan otomatik üretilir. Kısa özet ve ürünün sınırları için: https://smartfiles.com.tr/llms.txt Geliştirici: Digital Bridge Teknoloji LTD. ŞTİ. Ürün ailesi: Smart360 (SmartMail, SmartFiles, SmartOperator, SmartPass) Üretim tarihi: 2026-10-16 Ürün adları bitişik yazılır: SmartFiles, SmartMail, SmartID, Smart360. --- # Ana sayfa Adres: https://smartfiles.com.tr/ Açıklama: SmartFiles dosyaları departman alanlarında toplar, sürüm geçmişini saklar, yetkiyi alan bazında verir ve belgeleri yapay zekâ ile analiz eder. Depo alanları ## Kurumsal dosya yönetimi SmartFiles, kurum dosyalarını departman bazlı depo alanlarında toplayan kurumsal dosya yönetimi hizmetidir. Her dosyanın sürüm geçmişini saklar, erişim yetkisini depo alanı ve departman düzeyinde verir ve yüklenen belgeleri yapay zekâ ile kendiliğinden analiz eder. Kurumsal dosya paylaşımı, tek kimlikle ve kurumsal e-postayla birlikte tek panelden yönetilir. Demoyu görün Yetki matrisi SmartFilesby Digital Bridge Yetkilendirme Gelişmiş alan bazlı yetkilendirme Her depo alanında sekiz bağımsız yetki tanımlıdır ve her biri ayrı ayrı denetlenir. Bir çalışanın dosya yükleyip silemeyeceğini belirlemek tek bir kutuyu kapatmaktan ibarettir. Yetkiyi kurum yöneticisi tek bir kişiye ya da doğrudan bir departmana verir. Demoyu görün Yetkileri görün → SmartFilesby Digital Bridge Yapay zekâ Dosyalarınızla sohbet edin Yüklenen her belge otomatik olarak okunur ve özetlenir. Kırk sayfalık bir sözleşmenin içeriği açmadan görülür, ardından belgeye doğrudan soru sorulur: “Fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?” PDF, Word, Excel, metin ve görsel dosyalarını okur. Demoyu görün Nasıl çalışır → SmartFilesby Digital Bridge Sürümleme Versiyonlama ile geri dönebilirsiniz Aynı dosyanın yeniden yüklenmesi eskisini silmez; yeni bir sürüm olarak eklenir. Yanlış bir değişiklikten yetkili kullanıcı tek tıkla döner. Silinen dosyalar da doğrudan kaybolmaz; çöp kutusunda, belirlenen süre boyunca bekler. Demoyu görün Nasıl çalışır → SmartFilesby Digital Bridge İşbirliği Ekibinizle aynı ekranda çalışın Dosyaya not düşülür, bir çalışma arkadaşına görev atanır, iki belge birbirine bağlanır. Bir dosya yüklendiğinde ya da bir yetki değiştiğinde ekran kendiliğinden yenilenir; sayfayı yenilemek gerekmez. Demoyu görün Tüm özellikler → SmartFilesby Digital Bridge ← → DEPO ALANLARI·SEKİZ AYRI YETKİ BAŞLIĞI·DEPARTMAN BAZLI ERİŞİM·OTOMATİK BELGE ANALİZİ·BELGEYLE SOHBET·SÜRÜM GEÇMİŞİ·ÇÖP KUTUSU·DOSYA NOTLARI·GÖREV ATAMA·CANLI SENKRONİZASYON·DEPOLAMA KOTASI· DEPO ALANLARI·SEKİZ AYRI YETKİ BAŞLIĞI·DEPARTMAN BAZLI ERİŞİM·OTOMATİK BELGE ANALİZİ·BELGEYLE SOHBET·SÜRÜM GEÇMİŞİ·ÇÖP KUTUSU·DOSYA NOTLARI·GÖREV ATAMA·CANLI SENKRONİZASYON·DEPOLAMA KOTASI· Nedir ### SmartFiles nedir? SmartFiles, kurum dosyalarını departman bazlı depo alanlarında toplayan kurumsal dosya yönetimi hizmetidir; tarayıcıdan ve mobil uygulamadan kullanılır. Belgeler Finans, İnsan Kaynakları, Proje gibi depo alanlarına ayrılır; her alanın kendi yetkileri ve kendi kullanım istatistiği bulunur. Kurulacak bir sunucu, alınacak bir donanım ya da bilgisayarlara yüklenecek bir program yoktur. Hesap açıldığı anda çalışmaya başlanır. 8bağımsız yetki başlığı 15yapay zekânın okuduğu dosya biçimi 30gün çöp kutusu (değiştirilebilir) Çözdüğü problemler ### Ortak sürücü kullanan kurumlarda bunlar yaşanır Dört ayrı sorun gibi görünürler, ama tek bir eksiğin sonucudurlar: dosyaları tutan yer, o dosyalar hakkında hiçbir şey bilmez. Kimin neyi görebildiğini kimse bilmiyor Klasör izinleri yıllar içinde birikir, devreden kişiyle birlikte devredilir. "Bu klasörü kim görebiliyor" sorusunun cevabı bir raporla bile çıkarılamaz. Çözümü: Kurum yöneticisi alanı seçtiğinde ekranda tüm çalışanlar ve sekiz yetki sütunu görünür. Kimin neye erişebildiği tek bakışta anlaşılır. son_final_v3_SON.docx Aynı belgenin kaç hâli olduğu ve hangisinin geçerli olduğu dosya adından tahmin edilir. Yanlış sürümü göndermek, bu düzende sıradan bir hataya dönüşür. Çözümü: Dosya adlarıyla uğraşılmaz. Aynı belge yeniden yüklendiğinde sürümü sistem sayar; yetkili kullanıcı eskisine tek tıkla döner. Silinen dosya geri gelmiyor Yanlışlıkla silinen bir klasör için yedekten dönüş talebi açılır; sonuç günler sürer ve çoğu zaman eksik gelir. Çözümü: Silinen dosya ve klasörler çöp kutusuna gider, belirlenen gün kadar orada bekler. Geri alma tek bir tıklamadır. Ne yazdığını görmek için hepsini açmak gerekiyor Kırk dosyalık bir klasörde aranan bilgiyi bulmak, kırk dosyayı tek tek açmak demektir. Bu iş kimsenin görev tanımında yazmaz, ama herkesin gününden zaman alır. Çözümü: Her dosyanın özeti listede yazar. Belge yüklendiği anda yapay zekâ tarafından okunur; ayrıntı için doğrudan dosyaya soru sorulur. Özellikler ### SmartFiles'ın temel özellikleri Her birinin ayrıntısı kendi sayfasında ekran görüntüleriyle anlatılır. Standart dosya paylaşım servisleriyle farklar karşılaştırma tablosunda, indirmeden görüntüleme dosya önizleme sayfasında yer alır. 1 #### Departman bazlı depo alanları Finans, İnsan Kaynakları, Proje — her biri kendi alanında, kendi yetkisiyle. Her klasörün altındaki toplam boyut ve dosya sayısı özyinelemeli hesaplanır; nerede ne kadar yer tutulduğu tahmin edilmez, ekranda yazar. Ayrıntı: departman bazlı dosya alanları. 2 #### Gelişmiş alan bazlı yetkilendirme Okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör açma, yapay zekâ, geçmiş ve not — sekizi de ayrı ayrı denetlenir. Kurum yöneticisinin bir departmana verdiği yetki, o departmana geçen herkese otomatik olarak uygulanır. 3 #### Otomatik belge analizi Dosya yüklenir yüklenmez okunur. Özet, Ana Noktalar, Yapı ve Dikkat Çeken Detaylar başlıklı dört bölümlü bir rapor üretilir; kısa özet listede görünür. 4 #### Dosyalarınızla sohbet edin “Bu sözleşmenin fesih süresi kaç gün?” gibi bir soru doğrudan dosyaya yöneltilir. Tek bir belgeye sorulabileceği gibi, bir klasörün tamamına da sorulabilir. 5 #### Versiyonlama ve çöp kutusu Hiçbir dosyanın üzerine yazılmaz; her yükleme yeni bir sürümdür. Kaç sürümün saklanacağına ve silinenlerin kaç gün bekleyeceğine kurum yöneticisi karar verir. 6 #### Ekip içi işbirliği Dosyaya not yazılır, görev atanır, belgeler birbirine bağlanır, çalışma arkadaşlarına mesaj gönderilir. Bir değişiklik olduğunda herkesin ekranı kendiliğinden yenilenir. Ayrıntı: dosya üzerinde ekip çalışması. Derinlemesine ### SmartFiles özelliklerini ayrıntılı inceleyin Üç başlık, kendi sayfasında ekran görüntüleriyle birlikte anlatılır. 1 #### Yetkilendirme Sekiz bağımsız yetki başlığı, departman bazlı atama ve erişimin anında yansıması. İnceleyin → 2 #### Yapay zekâ Otomatik analiz, dört bölümlü rapor, belgeyle ve klasörle sohbet, kota ve kapatma seçeneği. İnceleyin → 3 #### Sürümleme Sürüm tavanı, sürüme özel indirme, geri yükleme, çöp kutusu ve saklama süresi. İnceleyin → Ekranlar ### Ürünü kendi ekranlarıyla görün Aşağıdaki kareler ürünün kendisinden alınmıştır. İçerik temsilidir; hiçbir karede gerçek müşteri verisi bulunmaz. Büyütmek için üzerlerine tıklanabilir. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Ayrıntılı liste — her satırda kimin değiştirdiği, ne zaman ve kaçıncı sürüm olduğu yazar. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Yetki matrisi — sekiz başlık birbirinden bağımsızdır; yükleme yetkisi verilirken silme yetkisi kapalı bırakılabilir. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Kurum ayarları — sürüm tavanı, yapay zekâ kotası ve saklama süresi tek ekranda. Nasıl çalışır ### Üç adımda kullanmaya başlayın 1 #### Depo alanlarını tanımlayın Finans, İnsan Kaynakları, Proje… Kurum yöneticisi her departman için bir alan açar. Hazır gelen “Genel” alanıyla da başlanabilir. 2 #### Kimin ne yapacağını seçin Çalışanlar listede hazır bekler; ayrıca “kullanıcı ekle” diye bir adım yoktur. Kurum yöneticisi kutuları işaretler, yetki anında geçerli olur. 3 #### Dosyaları sürükleyip bırakın Yükleme biter bitmez belgeler okunup özetlenir. Ekip aynı anda çalışır, herkesin ekranı kendiliğinden güncellenir. Her yerde ### SmartFiles mobil uygulaması SmartFiles telefonda iki yoldan kullanılır: SmartFiles mobil uygulaması ve telefonun tarayıcısında açılan panel. Mobil uygulamada depo alanları, dosya ızgarası, arama, etiketler, yapay zekâ özeti, sürüm geçmişi ve görsel önizleme yer alır; birden çok şirket hesabı aynı uygulamada tutulur. Sahadaki bir çalışan çektiği fotoğrafı ya da belgeyi doğrudan ilgili alana yükler; yükleme kuyruğu birden çok dosyayı ilerleme yüzdesiyle taşır. Ofistekiler dosyayı aynı anda görür. Yetkiler cihazla değişmez: bilgisayardan görülemeyen bir alan, telefondan da görülemez. Google Play'den indirin #### SmartFiles mobil uygulamasından ekranlar Aynı depo alanları, aynı yetkiler ve aynı yapay zekâ özeti telefonda da çalışır. Kullanıcı kendi yetkilerini dosya ayrıntısında görür. > Görsel: Ekibinizin dosyaları cebinizde, düzenli ve aranabilir. > Görsel: Sahadan dosya yükleyin. Smart360 ürün ailesi ### Tek hesapla tüm Smart360 ürünleri Tek bir parolayla ailedeki bütün ürünlere girilir; aralarında geçerken parola yeniden sorulmaz. Arşivdeki bir dosya SmartFiles'tan çıkmadan SmartMail üzerinden e-posta ile gönderilir. Smart360Kurumsal hesap, çalışan ve abonelik yönetiminin yapıldığı merkez. SmartFilesDepo alanları, sekiz bağımsız yetki ve otomatik belge analiziyle kurumsal dosya yönetimi. SmartMailYapay zekâ destekli kurumsal e-posta: paylaşımlı kutular, gerekçeli güvenlik analizi ve gönderim onayı. Güvenlik ### Smart360 Security ile korunur Giriş ekranları, otomatik bot trafiğine karşı Smart360 Security'nin insan doğrulamasıyla korunur. Doğrulama çoğu zaman ek bir işlem gerektirmeden arka planda tamamlanır. Oturum, girişin yapıldığı kurum adresine bağlıdır; bir kurumun oturumu başka bir kurumun adresinde geçerli olmaz. ### Kurulum yok, aynı gün kullanılmaya başlanır SmartFiles bulutta çalışır; satın alınacak bir sunucu ya da yapılacak bir güncelleme bulunmaz. Paket seçilip ödeme onaylandığında kurumsal hesap açılır; çalışanlar eklenir, depo alanları tanımlanır — gerisi hazır gelir. Teklif isteyin Demo talep edin Sık sorulanlar Nasıl yapılır ### SmartFiles belgeleri Kurulumdan günlük kullanıma, SmartFiles'ta yapılan her iş adım adım anlatılır: SmartFiles belgeleri. --- # Özellikler Adres: https://smartfiles.com.tr/ozellikler.html Açıklama: Departman alanları, gelişmiş yetkilendirme, otomatik belge analizi, belgeyle sohbet, sürüm geçmişi, çöp kutusu ve ekip içi işbirliği tek sayfada. ## SmartFiles'ın özellikleri SmartFiles, kurumsal dosya yönetimi için tasarlanmış bir dosya yönetim sistemidir. Özellikleri departman bazlı depo alanları, alan başına sekiz bağımsız yetki ve yüklemede otomatik yapay zekâ belge analiziyle başlar; belgeyle ve klasörle sohbet, sürüm geçmişi, çöp kutusu, indirmeden önizleme ve dosya üzerinde ekip çalışmasıyla devam eder. Her başlığın ayrıntısı kendi sayfasındadır. 8bağımsız yetki başlığı 15yapay zekânın okuduğu dosya biçimi 4bölümlü belge raporu SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Solda depo alanları ve klasör ağacı, ortada dosyalar, sağda seçili dosyanın ayrıntısı. 01 — Depolama ### Departman bazlı depo alanları Belgeler tek bir havuzda değil, departman ya da proje başına ayrılmış depo alanlarında durur. Her alanın kendi yetkileri, kendi rengi ve kendi kullanım istatistiği bulunur. Klasör hiyerarşisi sınırsızdır. Her klasörün altındaki toplam boyut ve dosya sayısı, alt klasörler dahil hesaplanır; bir klasörün ne kadar yer tuttuğu tahmin edilmez, ekranda yazar. Yükleme sürükle-bırak ile yapılır; bir klasörün tamamı hiyerarşisi korunarak aktarılabilir. Görünüm ızgara, liste ve kutucuk arasında değiştirilir. Sağdaki ayrıntı paneli seçili dosyayı, seçim yokken içinde bulunulan klasörü gösterir; boş alana tıklamak ya da Esc tuşu seçimi kaldırır. Panel iğne düğmesiyle sabitlenir; sabit değilken sağda dar bir şerit olarak durur ve üzerine gelince açılır. Ayrıntı: departman bazlı dosya alanları. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Her satır bir kullanıcı ya da departman; sekiz sütunun her biri ayrı bir yetki. 02 — Yetkiler ### Gelişmiş alan bazlı yetkilendirme Okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör oluşturma, yapay zekâ, geçmiş ve not. Sekiz yetkinin her biri ayrı ayrı denetlenir; biri diğerini gerektirmez. “Yüklesin ama silmesin” demek için klasör çoğaltılmaz — tek bir kutu kapatılır. Yetkiyi kurum yöneticisi tek bir kişiye ya da doğrudan bir departmana verir; departman değiştiren çalışanın erişimi de kendiliğinden değişir. Yetkilendirmeyi ayrıntılı okuyun → SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Her belgenin yanında, yüklendiği anda üretilen kısa özeti duruyor. 03 — Yapay zekâ ### Otomatik belge analizi Yüklenen dosya arka planda okunur ve dört bölümlü bir rapora dönüşür: Özet, Ana Noktalar, Yapı ve Dikkat Çeken Detaylar. Kısa özet, dosya listesinde görünür. PDF, Word ve Excel belgelerinin metni çıkarılır; görseller ise görüntü analiziyle değerlendirilir. Aylık bir kullanım tavanı tanımlıdır ve özellik tamamen kapatılabilir. Yapay zekâyı ayrıntılı okuyun → 04 — Sohbet ### Dosyalarınızla sohbet edin Bir belgeye doğrudan soru sorulur; yanıt dosyanın kendi içeriğinden üretilir. Soru tek bir belgeye sorulabileceği gibi klasörün tamamına da yöneltilebilir. 1 #### Belgeye sorun “Fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?” — yanıt sözleşmenin kendi metninden gelir. 2 #### Klasöre sorun Bir proje klasöründeki tüm raporlar okunmadan “son durumu özetle” diye sorulabilir. 3 #### Yetkiye bağlı Yanıtlar, yalnızca ilgili kişinin görme yetkisi olan dosyalardan üretilir. 4 #### Kotalı Aylık kullanım tavanı ayarlar ekranından izlenir; tavan dolsa bile dosyalara erişim kesilmez. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Çöp kutusu: silinen ögeler buradan tek tıkla geri yüklenir. 05 — Sürümler ### Versiyonlama ve çöp kutusu Hiçbir dosyanın üzerine yazılmaz; aynı adla yüklenen belge yeni bir sürüm olur. İstenen sürüm ayrıca indirilebilir, yetkili kullanıcı eskisine tek tıkla dönebilir. Silinen ögeler çöp kutusunda belirlenen gün kadar bekler. Sürüm tavanı düşürüldüğünde ne kadar yer açılacağı önce gösterilir, silme ancak onaydan sonra yapılır. Sürümlemeyi ayrıntılı okuyun → SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Akış ekranı: erişim yetkisi olan dosyalara yazılan son notlar tek listede. 06 — İşbirliği ### Ekip içi işbirliği Belgeye not düşülür, üzerinden bir kişiye görev atanır, iki belge birbirine bağlanır; ekip üyeleri panelden çıkmadan yazışır. Canlı bağlantı sayesinde bir dosya yüklendiğinde, bir yetki değiştiğinde ya da bir klasör taşındığında ekran kendiliğinden güncellenir. Sayfayı yenilemek gerekmez. Görev, onay ve inceleme istekleri; not akışı; etiketler ve iç yazışma: dosya üzerinde ekip çalışması. 07 — Önizleme ### İndirmeden önizleme Belgeler, tablolar, görseller ve videolar indirilmeden tarayıcıda açılır. PDF, metin ve kod dosyaları, CSV tabloları, PNG, JPEG, GIF, WebP ve SVG görselleri ile MP4/WebM videolar doğrudan gösterilir; Türkçe Windows kodlamasıyla kaydedilmiş dosyalar da doğru okunur. Word, Excel ve PowerPoint belgeleri, kurum yöneticisi etkinleştirdiğinde önizlenir. Önizleme penceresinin yanında belgeyle sohbet alanı durur. Ayrıntı: dosya önizleme. 08 — E-posta ### Kurumsal e-postayla iki yönlü bağlantı SmartFiles'taki dosyalar panelden çıkmadan SmartMail üzerinden gönderilir. Her iki yönde de kişinin iki üründeki yetkisi denetlenir; arşive kaydedilen ek diğer dosyalarla aynı sürüm ve yetki kurallarına tabidir. Ayrıntı: e-posta eklerini arşivleme. 09 — Mobil ### SmartFiles mobil uygulaması SmartFiles mobil uygulaması depo alanlarını, dosya ızgarasını, aramayı, etiketleri, yapay zekâ özetini, sürüm geçmişini ve görsel önizlemeyi telefona taşır. Sahadan birden çok dosya yükleme kuyruğuyla gönderilir; birden çok şirket hesabı aynı uygulamada tutulur ve aralarında parola sorulmadan geçilir. Telefondan dışarıdan belge istenir: klasör menüsündeki Dışarıdan belge iste tek dokunuşla 14 gün geçerli bir yükleme bağlantısı oluşturur; süre, parola, dosya sınırı ve istenen belgeler isteğe bağlı seçeneklerdir. Klasör özeti, yalnız görüntüleme bağlantısıyla dış paylaşım ve yasal saklama kilidi rozeti mobil uygulamada da vardır. Yetkiler cihazla değişmez: bilgisayardan görülemeyen bir alan telefondan da görülemez. Google Play'den indirin 10 — Yönetim ### Kurum ayarları ve kullanım Kurum yöneticisi SmartFiles'ın davranışını tek bir ayarlar ekranından belirler: SmartFiles kurum ayarlarıAyarNe belirlerSürüm tavanıBelge başına saklanacak sürüm sayısı; varsayılan 10, paket tavanıyla sınırlı (Başlangıç 3, Orta Seviye 5, Kurumsal 10)Çöp kutusu süresiSilinen ögelerin bekleyeceği gün sayısı; varsayılan 30Office önizlemeWord, Excel ve PowerPoint belgelerinin tarayıcıda önizlenmesi; varsayılan açıkDış paylaşımKurum dışına süreli, isteğe bağlı parolalı bağlantı; varsayılan kapalıBelge içeriğinde aramaDizindeki belge sayısı; önceden yüklenmiş belgeleri tek düğmeyle dizine eklemeYapay zekâKurum genelinde açık ya da kapalı; aylık kullanım göstergesiyle Depolama kullanımı paket tavanıyla birlikte gösterilir; tavan aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir. Tek dosya için üst sınır 1 GB'tır. Standart dosya paylaşım servisleriyle farklar karşılaştırma tablosunda satır satır listelenir. ### SmartFiles demosunu inceleyin Otuz dakikalık bir demo görüşmesinde ürünün tamamı gezdirilir; sorular ekran başında yanıtlanır. Teklif isteyinDemo talep edin 11 — Arama ### Belgelerin içinde arama Arama kutusuna yazılan kelime yalnız dosya adlarında değil, belgelerin içinde de aranır. Dosya listesinin üstünde İçerikte geçen belgeler bölümü açılır; her sonucun yanında kelimenin geçtiği cümle görünür. Türkçe ekler de eşleşir: “sözleşme” araması “sözleşmesi” geçen belgeyi de bulur. Sonuçlar yalnız kişinin okuma yetkisi olan alanlardan gelir; çöp kutusundaki belgeler aranmaz. Yeni yüklenen belgeler kendiliğinden aranabilir hâle gelir; daha önce yüklenmiş belgeleri kurum yöneticisi ayarlardan tek düğmeyle dizine ekler. 12 — Taranmış belgeler ### Taranmış PDF'ler de okunur Metin katmanı olmayan, tarayıcıdan çıkmış PDF'lerin ilk on sayfası görüntü analiziyle metne çevrilir. Böylece taranmış bir sözleşmenin, faturanın ya da resmî yazının da özeti çıkarılır, ona soru sorulur ve içeriği aramada bulunur. Bu işlem yapay zekâ açıkken yapılır ve aylık yapay zekâ kullanımına dahil olur. 13 — Paylaşım ### Dış paylaşım bağlantısı ve toplu indirme Bir dosya kurum dışındaki birine, hesap açmasına gerek kalmadan süreli bir bağlantıyla gönderilir. Bağlantı 1 ile 30 gün arasında geçerlidir; isteğe bağlı parola ve indirme sınırı eklenir. Her indirme alanın etkinlik geçmişine yazılır, bağlantı istenen an iptal edilir. Bu özellik kurum yöneticisi ayarlardan açana kadar kapalıdır. Bağlantı yalnız görüntüleme olarak da oluşturulur: alıcı PDF, görsel ya da metin dosyasını tarayıcıda görür ama indiremez ve yazdıramaz; her sayfada alıcının adı, e-postası ve açtığı tarih filigran olarak görünür. Mobil uygulamadan paylaşırken de bu seçenek kullanılır. Birden çok dosya ya da bir klasörün tamamı, klasör yapısı korunarak tek bir ZIP dosyası hâlinde indirilir. Dosyalar doğrudan depolamadan tarayıcıya iner; tek seferde en fazla 500 dosya ve 2 GB. Bu işlemlere dosyaya sağ tıklayarak da ulaşılır: sağ tık menüsü dosya, klasör, listenin boş yeri, depo alanı ve klasör ağacı için o yerde yapılabilen işlemleri (açma, indirme, paylaşım bağlantısı, yeniden adlandırma, taşıma, silme) sunar; yetkiniz olmayan işlemler menüde görünmez. 14 — Onay ve denetim ### Sürüm karşılaştırma, sıralı onay, saklama süresi ve klasöre özel erişim - Sürüm karşılaştırma: bir belgenin eski sürümü güncel hâliyle satır satır karşılaştırılır; eklenen satırlar yeşil, silinenler kırmızı görünür. İstenirse değişiklikler yapay zekâ ile maddeler hâlinde özetlenir. - Sıralı çoklu onay: bir belge iki ila altı kişinin sırayla onayına gönderilir. Biri onaylayınca sıradakine görev düşer; biri reddederse zincir biter. Son onayda o sürüm “Onaylı” olarak işaretlenir. - Saklama süresi: bir klasöre 1 ile 30 yıl arasında saklama süresi atanır; süre alt klasörlere de geçer. Süresi dolan belgeler sorumluya listelenir, kendiliğinden silinmez. - Klasöre özel erişim: bir klasör kısıtlanınca o klasörü ve alt klasörlerini yalnız seçilen kişi ve departmanlar görür; diğerleri için klasör hiç görünmez. - Etkinlik kaydını dışa aktarma: bir alanın etkinlik geçmişi CSV dosyası olarak indirilir; iç denetim için Excel'de açılır. 15 — Yönetim ve güvenlik ### Yasal saklama kilidi, kullanım raporu, güvenlik uyarıları ve klasör özeti - Yasal saklama kilidi: dava, denetim ya da resmî talep sürerken kurum yöneticisi bir belgeye ya da klasöre gerekçesiyle kilit koyar. Kilitli belgeler çöpe gönderilemez, kalıcı silinemez, taşınamaz; otomatik çöp temizliği ve sürüm sınırı da onlara dokunmaz. Kilit mobil uygulamada da görünür; kilitli belgede taşıma ve silme seçenekleri gösterilmez. - Aylık kullanım raporu: her alanın boyutu ve o ayki büyümesi, yükleme ve indirmeler, dış paylaşımlar, en çok indirilen belgeler ve saklama süresi dolan belgeler tek raporda; CSV olarak indirilir. - Olağandışı etkinlik uyarısı: bir kişi 10 dakikada 100 belge indirir, 50 öğe silerse ya da gece yarısı dış paylaşım bağlantısı oluşturursa yönetici uyarı görür. Uyarı işi durdurmaz, haber verir. - Klasör özeti: bir klasördeki belgeler tek tek açılmadan yapay zekâ ile özetlenir: klasörde ne var, eksik görünen ne var, nelere dikkat etmek gerekir. Mobil uygulamada klasör menüsündeki Klasörü özetle aynı özeti telefonda gösterir. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Raporlar — aylık kullanım, güvenlik uyarıları ve yasal saklama kilitleri tek ekranda. 16 — Toplama ve uyum ### Dışarıdan belge isteme, kişisel veri taraması, fatura tablosu ve mobil belge tarama - Dışarıdan belge isteme: bir klasör için yükleme bağlantısı oluşturulur; müşteri, aday ya da tedarikçi hesap açmadan yalnız dosya yükler, klasörün içini göremez. Gelen her dosya gönderenin adı ve e-postasıyla kaydedilir. Bağlantı mobil uygulamada klasörün menüsünden de tek dokunuşla oluşturulur; etkin bağlantılar ve gelen dosyalar telefondan izlenir. - Kişisel veri taraması (KVKK): metni okunabilen her belge TC kimlik no, IBAN, kart numarası, telefon ve e-posta için taranır. Değerler saklanmaz, yalnız sayıları tutulur; kişisel veri içeren belgeler ve bunlardan dışa açık olanlar yöneticiye tek listede gösterilir. Aynı uyarı mobil uygulamada dosya ayrıntısında ve dış paylaşım ekranında görünür. - Faturaları Excel'e aktarma: e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyaları doğrudan, PDF fatura ve fiş fotoğrafları yapay zekâ ile okunur; klasördeki faturaların tarihi, satıcısı, KDV'si ve toplamı tek tabloda CSV olarak indirilir. - Mobilde belge tarama: Android uygulamasında kamerayla sayfa sayfa çekim yapılır; en fazla 30 sayfa sıralanır, silinir, kırpılır, renkli, gri ya da siyah-beyaz seçilir ve tek bir PDF olarak klasöre yüklenir. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Dışarıdan belge iste — hesap açmadan yükleme bağlantısı ve gelen dosyalar. 17 — Takvim ### Belge tarihleri, toplantı davetleri ve ortak Smart360 takvimi - Belgeye ve klasöre tarih: sözleşme bitişi, fesih bildirimi, ödeme vadesi ya da aylık bildirge gibi tarihler ayrıntı panelindeki Takvim sekmesinden belgeye ya da klasöre eklenir; zamanı gelince sorumluya bildirim gider, belge için Görevler'e son tarihli bir görev düşer. Her hafta, her ay ya da her yıl tekrarlanabilir. - Belgedeki tarihler: yapay zekâ açıkken sözleşme ve yazışmalardaki bitiş, fesih ve vade tarihleri tek tıkla önerilir; hangisinin ekleneceğine kullanıcı karar verir. - Toplantı davetleri: e-postayla gelen çevrim içi toplantı davetleri (.ics) tek tıkla takvime eklenir; toplantı bağlantısı ve düzenleyen de gelir, başlamadan 30 dakika önce hatırlatılır. - Ortak takvim: tarihler kişinin Smart360 takvimine girer; SmartMail'deki yanıt hatırlatmaları ile SmartFiles'taki belge tarihleri aynı listede görünür. Belgeye erişimi olmayan kişi belgenin adını görmez. - Bugünün sayısı: üst çubuktaki takvim ikonunun üzerinde bugünün açık takvim öğesi sayısı görünür; geciken öğe varsa sayı kırmızıdır, tıklayınca bugünün listesi açılır. - Mobilde takvim: mobil uygulamada ay görünümü ve gün listesi bütün Smart360 ürünlerinin tarihlerini gösterir; kişinin kendi, departmanının ve kurumun öğeleri ayrı süzülür. Dosya ve klasörlere telefondan tarih eklenir, tamamlanır ya da takvimden kaldırılır; toplantıya tek dokunuşla katılınır. - Onay ve saklama tarihleri: sıralı onay zincirine son tarih verilirken istenirse bu tarih takvime de eklenir; belgenin saklama bitişi tek tıkla takvime alınır ve 30 gün önce hatırlatılır. İkisi de varsayılan olarak kapalıdır. - Onay ve kayıt: takvime hiçbir şey kullanıcı eklemeden girmez; öneriler ve davetler yalnız eklenince yazılır. Her ekleme, tamamlama, kaldırma ve gönderilen hatırlatma belgenin etkinlik geçmişine ve denetim kaydına yazılır; başkası için eklenen tarihte sorumluya bildirim gider. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Yaklaşan tarihler — belgeler, toplantılar ve diğer Smart360 ürünleri tek listede. 18 — Sınıflandırma ### Gelen belgeler için klasör önerisi Bir klasör gelen kutusu yapıldığında oraya düşen her belge, yapay zekâ özetinden sonra alandaki klasörlerle karşılaştırılır ve uygun klasör önerilir: fatura faturalara, sözleşme sözleşmelere. Belgeler kendiliğinden taşınmaz; öneriler gelen kutusunda listelenir ve tek tıkla yerlerine taşınır. Taşımada yetkiler, yasal saklama kilidi ve klasöre özel erişim aynen geçerlidir. Mobil uygulamada dosyanın ayrıntısında önerilen klasör görünür; dosya tek dokunuşla oraya taşınır ya da öneri yoksayılır. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Gelen kutusu — yapay zekânın önerdiği klasörler ve tek tıkla taşıma. 19 — Kontrol listeleri ### Eksik belgeyi dosyayı açmadan görün Personel özlük dosyası, proje dosyası ve müşteri dosyası için hazır belge listeleri bir klasöre uygulanır; kurum kendi kategorileri için yeni listeler oluşturur. Klasördeki belgeler adlarına göre maddelerle kendiliğinden eşleşir; yapay zekânın özetten bulduğu olası eşleşmeler onaylanmadan tamam sayılmaz, eksikler kırmızı görünür. Her çalışan ya da proje bir alt klasörse, üst klasörde kimin hangi belgesinin eksik olduğu tek tabloda görünür; eksikler tek tıkla yükleme bağlantısıyla istenir. Mobil uygulamada klasörün menüsündeki Kontrol listesi aynı durumu ilerleme çubuğuyla gösterir; eksik bir madde telefondan elle eşlenir, yapay zekânın önerdiği olası eşleşme onaylanır ve eksikler oradan da istenir. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Kontrol listesi — her çalışanın eksik belgesi tek tabloda. 20 — Şablondan belge ### Teklif ve sözleşmeyi şablondan dakikada hazırlayın Word şablonunuzda doldurulacak yerler {{Müşteri Adı}}, {{Tutar}} gibi alanlarla işaretlenir. SmartFiles şablondaki alanları bulur, her biri için bir kutu açar; doldurulan belge seçilen klasöre yeni bir Word dosyası olarak kaydedilir, aynı adla bir belge varsa yeni sürümü olur. Belge tarayıcıda hazırlanır ve doğrudan depolamaya yüklenir. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Şablondan belge — Word şablonundaki alanlar tek pencerede doldurulur. Nasıl yapılır ### SmartFiles belgeleri Kurulumdan günlük kullanıma, SmartFiles'ta yapılan her iş adım adım anlatılır: SmartFiles belgeleri. --- # Departman alanları Adres: https://smartfiles.com.tr/departman-alanlari.html Açıklama: Her departmanın kendi depo alanı olur; dosyalar dağılmaz, erişim alan bazında verilir, ekip aynı klasör düzeninde çalışır. ## Departman bazlı dosya alanları SmartFiles departman bazlı dosya alanları, kurumun belgelerini Finans, İnsan Kaynakları, Satın Alma ya da bir proje gibi ayrı depo alanlarına bölen çalışma düzenidir. Her alanın kendi yetki matrisi, rengi, etiketleri ve kullanım istatistiği vardır. Çalışan yalnızca yetkisi olan alanları görür; dosyalar tek bir karışık havuzda kaybolmaz. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Solda depo alanları ve klasör ağacı, ortada dosyalar, sağda seçili dosyanın ayrıntısı. Depo alanı ### Depo alanı nedir, klasörden farkı ne? Depo alanı (ekip çalışma alanı), kendi yetkileri olan en üst düzey çalışma alanıdır; klasörler onun içinde açılır. Klasör bir düzen aracıdır, depo alanı ise bir erişim sınırıdır: kim neyi görür, kim ne yükler, kim siler sorusu alan düzeyinde cevaplanır. Bu ayrım ortak sürücülerin en bilinen sorununu çözer. Tek bir büyük paylaşımda her klasöre ayrı izin vermek zamanla kimsenin çözemediği bir ağa dönüşür. SmartFiles'ta izin, alanın kapısında bir kez verilir; alanın içindeki klasör düzeni ekibin kullanımına kalır. Önerilen düzen ### Depo alanları nasıl kurgulanır? Depo alanları çoğunlukla departman başına, gerektiğinde de proje başına açılır. Aşağıdaki düzen tipik bir kurum için başlangıç noktasıdır; alan sayısı ve adları kuruma göre değişir. Örnek depo alanı düzeniDepo alanıİçerikTipik yetkiFinansFaturalar, dekontlar, mutabakatlarFinans departmanı tam; yönetim okumaİnsan KaynaklarıSözleşmeler, özlük evrakıYalnız İK departmanıSatın AlmaTeklifler, siparişler, tedarikçi belgeleriSatın alma tam; finans okumaProje alanlarıProje dosyaları, raporlar, çizimlerProje ekibi yazma; yönetim okumaKurum geneliPolitikalar, şablonlar, duyurularHerkes okuma; yönetim yazma Her satırdaki "tipik yetki", sekiz bağımsız yetkinin bir birleşimidir; ayrıntı alan bazlı yetkilendirme sayfasındadır. Departman eşleşmesi ### Departman yetkisi nasıl çalışır? Departman yetkisi, depo alanına bir kişi yerine bir departman eklenerek verilir. Departmanlar Smart360'ta bir kez tanımlanır ve SmartFiles'ta doğrudan kullanılır. Kişi bir departmana katıldığında o departmanın alanlarını kendiliğinden görür, ayrıldığında erişimi kendiliğinden değişir. Yetki ekranında kurumun tüm aktif çalışanları hazır bekler; ayrıca "kullanıcı ekle" adımı yoktur. Smart360 üzerinden ürüne atanan kişi, yetki matrisinde anında satır olarak belirir. Parolasını belirlememiş birine yetki verirken ekran bunu ayrıca söyler. Görünürlük ### Çalışan hangi alanları görür? Çalışan yalnızca okuma yetkisi olan alanları görür; diğer alanlar kenar çubuğunda hiç listelenmez. Muhasebe çalışanı İK alanının varlığıyla bile karşılaşmaz. Arama, not akışı, dosya bağlantıları ve yapay zekâ sohbeti de aynı sınıra uyar. Bir yetki verildiğinde alan, açık olan ekranda sayfa yenilemeden belirir; yetki kaldırıldığında ekrandan çekilir. Yönetici bir değişikliğin etkisini, kişiye "bir çıkıp girer misin" demeden görür. #### Depo alanları mobil uygulamada SmartFiles mobil uygulamasının çekmecesinde kullanıcının görebildiği depo alanları listelenir; çöp kutusu da aynı yerdedir. > Görsel: Her departmana kendi çalışma alanı. Kurulum ### Yeni bir depo alanı nasıl açılır? Yeni bir depo alanı, yetkili yönetici tarafından üç adımda açılır: - Alanın adı ve isteğe bağlı açıklaması yazılır, alan için bir renk seçilir. - Yetki matrisinde alana kişiler ya da departmanlar eklenir ve sekiz yetkiden gerekenler açılır. - Alan, okuma yetkisi olan herkesin kenar çubuğunda o anda belirir; klasör düzeni ekip tarafından kurulur. Alanın rengi, kenar çubuğunda ve dosya listesinde alanı ayırt etmeyi kolaylaştırır. Alanın etiket kümesi de alana özeldir: Finans'ın "ödendi" etiketi Proje alanında görünmez. Kullanılmayan bir alan arşivlenir; kurumun varsayılan alanı ise her zaman yerinde kalır. Her alanın dosya sayısı ve kapladığı yer alan listesinde yazdığı için, hangi alanın büyüdüğü ilk bakışta görülür. Örnek ### Tipik bir gün depo alanlarında nasıl geçer? Sabah satın alma ekibi yeni bir tedarikçi teklifini Satın Alma alanına yükler; yapay zekâ teklifi okuyup özetini dosya listesine yazar. Finans ekibi aynı alanı yalnız okuma yetkisiyle görür, teklifin tutarını açmadan öğrenir ve dosyaya "bütçeye uygun" notunu bırakır. Öğleden sonra teklifin revize edilmiş hâli aynı adla yüklenir ve yeni sürüm olur; eski hâli sürüm geçmişinde durur. Satın alma sorumlusu dosyaya genel müdür için bir onay isteği atar. Onay verildiğinde karar, kimin ne zaman verdiğiyle kayda geçer. Bu akışta hiçbir belge e-posta zincirinde ya da kişisel bir diskte kopyalanmaz. Belge, yetkileri ve üzerindeki iş aynı yerdedir. Kullanım ### Hangi alanın ne kadar yer kapladığı nasıl görülür? Her depo alanının dosya sayısı ve kapladığı alan, alan listesinde yazar. Klasörlerde de toplam boyut ve dosya sayısı, alt klasörler dahil hesaplanır; nerede yer açılabileceği tahmin edilmez, ekranda okunur. Kurum genelindeki kullanım, paketin depolama tavanıyla birlikte gösterilir. Tavan aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; yarım kalmış bir aktarım oluşmaz. Depolama alanı paketle büyür ve ihtiyaç arttığında üst pakete geçiş anında yansır. Alanın içinde ### Bir depo alanının içinde neler yapılır? Alanın içinde sınırsız derinlikte klasör açılır, dosya ve klasörler sürükle-bırak ile yüklenir; bir klasörün tamamı hiyerarşisi korunarak aktarılır. Her alan kendi renkli ve ikonlu etiket kümesini kullanır. Aynı adla yüklenen dosya yeni bir sürüm olur, silinen dosya çöp kutusunda bekler. Bir klasörün tamamına yapay zekâ ile soru sorulabilir: "bu projedeki son durumu özetle" gibi. Dosyalara görev atanır, not bırakılır, ilgili belgeler birbirine bağlanır. Ayrıntılar: dosya sürüm geçmişi, dosya üzerinde ekip çalışması ve yapay zekâ ile belge analizi. Demoyu görünPaketleri inceleyin Aylık rapor ### Hangi alan ne kadar büyüdü, ne en çok indirildi? Kurum yöneticisi ayarlardaki Raporlar sayfasında bir ay seçer ve her depo alanının toplam boyutunu, o ayki büyümesini, yükleme ve indirme sayılarını tek tabloda görür. Rapor ayrıca en çok indirilen belgeleri, en çok indiren kişileri, dış paylaşım bağlantılarını ve kurum dışından açılışlarını, saklama süresi dolmuş ya da 30 gün içinde dolacak belgelerin sayısını gösterir. Hızla büyüyen bir alan için kota ya da sürüm sınırı gözden geçirilir; rapor CSV olarak indirilip yönetim toplantısına taşınır. Kontrol listesi ### Her klasör için eksiksiz belge İnsan kaynakları özlük dosyalarında, proje ekibi proje dosyalarında, mali müşavirlik bürosu müşteri dosyalarında aynı soruyu sorar: hangi belge eksik? Bir klasöre kontrol listesi uygulandığında her alt klasör, yani her çalışan, proje ya da müşteri için kaç belgenin tamam olduğu ve neyin eksik olduğu listelenir. Kurum kendi belge kategorilerini ayarlardan tanımlar. Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Depo alanı oluşturmak - Depo alanının adını ve rengini değiştirmek - Depo alanındaki etkinliği incelemek - Depo alanını arşivlemek Tüm SmartFiles belgeleri --- # Yetkilendirme Adres: https://smartfiles.com.tr/yetkilendirme.html Açıklama: Görme, yükleme, silme gibi yetkiler her depo alanında kişi ve departman bazında ayrı ayrı açılıp kapanır; çalışanlar listede hazır bekler. ## Gelişmiş alan bazlı yetkilendirme SmartFiles alan bazlı yetkilendirme, her depo alanında kimin ne yapabileceğini sekiz bağımsız yetkiyle belirleyen erişim modelidir: okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör oluşturma, yapay zekâ, geçmiş ve not. Yetki kişiye ya da departmana verilir, tek ekrandaki matristen yönetilir ve değişiklik açık ekranlara anında yansır. Sorun ### Yetki verilen kişi dosyayı neden göremez? Ortak sürücülerde erişim genelde iki seçenekten ibarettir: ya her şey görülür ya hiçbir şey. Arada kalan her ihtiyaç — “yüklesin ama silmesin”, “görsün ama değiştirmesin” — klasör çoğaltılarak çözülmeye çalışılır. Sonuç herkesin bildiği tablodur: aynı belgenin üç kopyası, kimin neye eriştiğinin bilinmediği bir klasör ağacı ve her seferinde BT'ye yöneltilen bir soru. Bugün #### Erişim ya hep ya hiç - Salt okuma ya da tam erişim; arası yok - “Silmesin” demek için ayrı klasör açılır - Aynı belgenin birden çok kopyası dolaşır - Kimin neye eriştiği ancak tahmin edilir SmartFiles ile #### Sekiz ayrı yetki, tek ekran - Sekiz yetkinin her biri ayrı ayrı denetlenir - Tek bir kutu kapatılır, klasör çoğaltılmaz - Belgenin tek kopyası, tek doğru yeri olur - Kimin neye eriştiği ekranda listelenir Sekiz yetki ### Dosya erişim yetkisi hangi başlıklardan oluşur? Bu sekiz yetkiden istenen kurum yöneticisi tarafından verilir, istenmeyen kapalı bırakılır. Biri diğerini gerektirmez; “silme” yetkisi verilmeden “yazma” yetkisi verilebilir. 1 #### Okuma Alandaki dosya ve klasörleri görüntüler. Bu yetki kapalıysa alan kenar çubuğunda hiç görünmez. 2 #### Yazma Yeni dosya yükler ve mevcut bir belgeye yeni sürüm ekler. 3 #### Düzenleme Dosya ve klasörlerin adını değiştirir, başka bir yere taşır. 4 #### Silme Çöp kutusuna atar ve kalıcı olarak siler. 5 #### Klasör oluşturma Yeni klasör açar. Düzenleme yetkisinden ayrıdır: klasör açabilen biri, var olanları yeniden adlandıramayabilir. 6 #### Yapay zekâ Belgeleri analiz eder ve içerikleri hakkında soru sorar. 7 #### Geçmiş O alanda yapılan işlemleri Smart360 özetinde görür. 8 #### Not Dosyalara not yazar ve şirket genelindeki not akışını izler. Örnek: Muhasebe stajyerinin faturaları yükleyebilmesi, ama hiçbirini silememesi istenir. Yazma açılır, silme kapalı bırakılır. Tek tıklama, yeni klasör yok. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Her satır bir kullanıcı ya da departman; sekiz sütunun her biri ayrı bir yetki. Tek ekran ### Yetki matrisinde çalışanlar nasıl listelenir? Kurum yöneticisi depo alanını seçtiğinde kurumdaki herkes ekranda satır olarak çıkar. Ayrıca “kullanıcı ekle” diye bir adım yoktur; Smart360 üzerinden ürüne atanan kişi burada anında satır olarak belirir. Sağdaki Tümü ve Hiçbiri düğmeleriyle bir kişinin tüm yetkileri tek hamlede açılıp kapatılabilir. Kime ne verildiğini görmek için ayrıca rapor çekmeye gerek yoktur — ekranın kendisi rapordur. Departman bazlı ### Departman bazlı dosya yetkisi nasıl verilir? Kurum yöneticisi bir yetkiyi doğrudan “Muhasebe” departmanına verdiğinde, o departmandaki herkes onu alır. Muhasebe'ye yeni atanan bir çalışanın erişimi o anda hazır olur; ayrıca bir işlem gerekmez. Aynı şey tersi için de geçerlidir: departman değiştiren bir çalışanın eski erişimi kendiliğinden düşer, yenisi gelir. - Çalışan işe girerSmart360'ta departmanına atanır. SmartFiles'ta ayrıca bir işlem yapılmaz; o departmanın yetkileri kendiliğinden geçerli olur. - Çalışan departman değiştirirEski departmanın erişimi düşer, yeni departmanınki gelir. İki ayrı yerde işlem yapılmaz. - Çalışan işten ayrılırKurumdan çıkarıldığı anda geride kalan kişisel yetkileri de otomatik olarak temizlenir. Ayrıntılar ### Yetki verirken hangi hatalar önlenir? Yetkilendirmede en can sıkıcı durum, bir şeyin yanlış olduğunun günler sonra fark edilmesidir. Bunlar onu önlemek için tasarlandı. 1 #### Giriş yapamayacak kişi uyarılır Parolasını belirlememiş birine yetki verirken ekran bunu size söyler. “Yetkiyi verdim ama giremiyor” sorusu hiç doğmaz. 2 #### Ayrılanların yetkisi temizlenir Kurumdan çıkarılan bir kişinin geride kalan yetkileri kendiliğinden silinir; elle temizlik gerekmez. 3 #### Değişiklik anında geçerli olur Kurum yöneticisinin yetki verdiği kişi o sırada ekranı açık tutuyor olsa bile, yeni alan kenar çubuğunda hemen belirir. Çıkış yapıp yeniden girmek gerekmez. 4 #### Yapay zekâ da bir yetkidir Hassas bir arşivde yapay zekâ yalnızca belirli kişilere açılabilir, geri kalan herkese kapalı bırakılabilir. Özet tablo ### Sekiz yetkinin her biri neyi açar? Sekiz iznin her biri tek bir işi açar ve biri diğerini gerektirmez. Aşağıdaki tablo, her iznin verildiğinde kişiye neyi açtığını ve tipik kullanımını özetler. SmartFiles alan bazlı yetkilerYetkiVerildiğinde kişi ne yapabilirTipik kullanımOkumaAlandaki dosya ve klasörleri görür, önizler, indirirBelgeye erişmesi gereken herkesYazmaYeni dosya ve mevcut belgeye yeni sürüm yüklerBelge üreten ekipDüzenlemeDosya ve klasörleri yeniden adlandırır, taşırAlanın düzeninden sorumlu kişiSilmeÇöp kutusuna atar ve kalıcı silerAlan sorumlusuKlasör oluşturmaYeni klasör açar; düzenlemeden bağımsızdırProje yürüten ekipYapay zekâBelge raporunu görür, belgeye ve klasöre soru sorarHassas arşivde yalnız belirli kişilerGeçmişAlanın hareketlerini Smart360 genel bakışında görürYönetim ve denetimNotDosyalara not yazar, etiket uygular, not akışını izlerBelge üzerinde çalışan ekip Sınırlar ### Yetki başka yollardan genişleyebilir mi? Genişleyemez. SmartFiles'ta dosya erişim yetkisi yalnızca matristen değişir; ekip çalışması araçları kimseye yeni bir kapı açmaz. Bir kişiye dosya üzerinden görev atamak ona dosyayı açmaz: kişinin o alanda okuma yetkisi yoksa atama yapılmaz. Aynı ilke bağlantılarda, notlarda ve yazışmalarda da geçerlidir. Kişinin göremediği bir dosyaya giden ilişki ona hiç gösterilmez; not akışı yalnız görebildiği alanlardan beslenir; bir konuşmaya katılmak, konuşmanın bağlı olduğu dosyayı açmaz. Yapay zekâ sohbeti de yalnızca kişinin görebildiği dosyalardan yanıt üretir. SmartMail üzerinden gönderilen dosyalarda da kişinin o alandaki okuma yetkisi denetlenir (SmartFiles ve SmartMail birlikte). Bu araçların ayrıntısı dosya üzerinde ekip çalışması, alanların kurgusu departman bazlı dosya alanları sayfasında anlatılır. Kullanıcı tarafı ### Çalışan kendi yetkilerini nasıl bilir? Web panelinde dosya ayrıntısı, kişiye yalnız o alanda yetkisi olan işlemleri sunar. SmartFiles mobil uygulamasında ise dosya ayrıntısında kişinin o alandaki kendi yetkileri ayrıca listelenir; neyi yapabileceğini denemeden bilir. İzin verme ve değiştirme işi yöneticinin matris ekranındadır; kişi kendi hakkını değiştiremez. Yönetici ise kime ne verildiğini görmek için rapor almaz: matrisin kendisi rapordur. ### Yetkilendirmeyi kendi verileriyle deneyin Kurum için bir demo hesabı açılır; kendi departman yapısı kurulur, yetkiler dağıtılır ve sonuç birlikte görülür. Teklif isteyinDemo talep edinTüm özellikler → Klasör düzeyi ### Klasöre özel erişim Alan yetkileri bir departmanın bütün dosyalarını kapsar. Bazı klasörler ise alandaki herkese değil, yalnız birkaç kişiye açık olmalıdır: bir dava dosyası, bir işe alım süreci, yönetim kurulu belgeleri. Düzenleme yetkisi olan kişi böyle bir klasörü kısıtlar ve kimlerin göreceğini kişi ya da departman olarak seçer. Kısıtlı klasör ve alt klasörleri, listede olmayan kişiler için hiç yoktur: kenar çubuğunda, dosya listesinde, aramada, görevlerde, not akışında ve etkinlik geçmişinde görünmez. Kısıtlama yetki vermez, alan yetkilerini daraltır; kurum yöneticileri her zaman görür. İçinde göremediği kısıtlı bir klasör bulunan klasörü kimse farkında olmadan silemez. Alanın etkinlik geçmişi, Geçmiş yetkisi olan kişi tarafından CSV dosyası olarak indirilir: tarih, kişi, işlem, hedef, ayrıntı ve IP adresi sütunlarıyla, Excel'de doğrudan açılacak biçimde. İzleme ### Olağandışı etkinlik uyarıları Yetki doğru verilse bile bir hesabın olağandışı davranışı fark edilmelidir: işten ayrılmadan önce belgeleri toplu indiren bir çalışan, yanlışlıkla ya da kasıtlı toplu silme, gece yarısı kurum dışına açılan bir paylaşım bağlantısı. SmartFiles her işlemden sonra bunları denetler. - 10 dakika içinde 100 ya da daha fazla belge indirme (toplu ZIP dahil) - 10 dakika içinde 50 ya da daha fazla silme - 22:00 ile 06:00 arasında dış paylaşım bağlantısı oluşturma Uyarılar ayarlardaki Raporlar sayfasında kurum yöneticisine gösterilir; menüdeki sayı görülmemiş uyarıları belirtir. Uyarı işlemi durdurmaz, yalnız haber verir; yönetici inceledikten sonra görüldü olarak işaretler. KVKK ### Kişisel veri içeren belgeleri görün Kişisel verilerin nerede durduğunu bilmek, KVKK kapsamındaki yükümlülüklerin ilk adımıdır. SmartFiles metni okunabilen her belgeyi TC kimlik numarası, IBAN, kart numarası, telefon ve e-posta için tarar; sağlık, adli sicil, biyometrik ya da sendika ifadeleri geçen belgeleri olası özel nitelikli veri olarak işaretler. Tarama yapay zekâ kullanmaz ve bulunan değerleri saklamaz; yalnız kaç tane bulunduğu tutulur. Kurum yöneticisi kişisel veri içeren belgeleri alan ve klasörleriyle tek listede görür; bunlardan hangilerinin dış paylaşım bağlantısıyla kurum dışına açık olduğu da listede yazar. Kullanıcı ise böyle bir belgeyi dışarıya göndermek üzereyken uyarılır. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Kişisel veri içeren belgeler — değerler saklanmaz, yalnız sayıları görünür. Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Depo alanına kişi yetkisi vermek - Bir kişinin alan yetkisini kaldırmak - Kullanıcıları, departmanları ve paketi yönetmek - Bir depo alanı ya da dosya görünmüyor Tüm SmartFiles belgeleri --- # Yapay zekâ Adres: https://smartfiles.com.tr/yapay-zeka.html Açıklama: Yüklenen her belge için yapay zekâ kendiliğinden dört bölümlü rapor hazırlar; belgeye ve klasöre soru sorarsınız. Kullanım kapsamı yönetimin elinde. ## Yapay zekâ ile belge analizi ve dosyalarla sohbet SmartFiles yapay zekâ ile belge analizi, yüklenen her belgeyi kendiliğinden okuyup dört bölümlü bir rapora dönüştüren ve belgeye ya da klasörün tamamına soru sormayı sağlayan hizmettir. PDF, Word, Excel, metin dosyaları ve görseller dahil 15 biçimi okur. Yanıtlar yalnızca kişinin görme yetkisi olan dosyalardan üretilir. Tüm hizmetler ### SmartFiles'ta yapay zekâ hangi işleri yapar? SmartFiles'ta yapay zekâ şu işleri yapar: belge özeti, dört bölümlü derin rapor, belgeyle ve klasörle sohbet, klasör özeti, fatura verisi çıkarma, gelen kutusunda klasör önerisi, sürüm farkı özeti ve taranmış PDF okuma (ilk 10 sayfa). Özet ve rapor yüklemeyle birlikte kendiliğinden, sohbet kullanıcı sorduğunda çalışır. SmartFiles yapay zekâ hizmetleriHizmetNe yaparNe zaman çalışırKısa özetBelgenin ne olduğunu tek paragrafta söyler; dosya listesinde görünürYüklemeden hemen sonraDerin raporÖzet, Ana Noktalar, Yapı ve Dikkat Çeken Detaylar bölümlerini üretirYüklemeden hemen sonraBelgeyle sohbetTek bir belgeye sorulan soruyu belgenin kendi metninden yanıtlarKullanıcı sorduğundaKlasörle sohbetBir klasördeki tüm belgeleri birlikte okuyarak yanıt verirKullanıcı sorduğunda Aynı hizmetler kurumsal e-posta ürünü SmartMail'de de mail ve ekler için çalışır: yapay zekâ ile mail özeti ve ek analizi. Smart360 ailesinin tüm yapay zekâ hizmetleri Smart360 yapay zekâ sayfasında bir aradadır. Nasıl çalışır ### Yapay zekâ ile belge analizi nasıl başlar? Dosya yüklenir, analiz kendiliğinden başlar. Bir menü açmak, bir işlemi tetiklemek ya da beklemek gerekmez; özet hazır olduğunda dosya listesinde kendiliğinden belirir. - Dosya sürükleyip bırakılırYükleme biter bitmez belge arka planda okunmaya başlar; bu sırada işe devam edilir. - Özet listede görünürDosyanın yanında kısa bir özet çıkar. Kırk sayfalık bir sözleşmenin ne olduğu açmadan anlaşılır. - Merak edilen sorulur“Fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?” Yanıt belgenin kendi içinden gelir, tahminden değil. Rapor ### Belge raporu hangi bölümlerden oluşur? Belge özeti ve ayrıntılı rapor birlikte üretilir; özet listede, rapor dosya ayrıntısında durur. Kısa özet listede görünür; ayrıntılı rapor ayrıca saklanır ve istenildiğinde açılır. 1 #### Özet Belgenin ne olduğunu tek paragrafta söyler. Çoğu durumda tek ihtiyaç budur. 2 #### Ana Noktalar Karar verecek kişinin bilmesi gereken maddeleri sıralar. 3 #### Yapı Belgenin nasıl düzenlendiğini anlatır: kaç bölüm, hangi başlıklar, nerede ne var. 4 #### Dikkat Çeken Detaylar Gözden kaçması muhtemel maddeleri öne çıkarır — ceza şartı, tarih, istisna. #### Mobil uygulamada yapay zekâ özeti Belgenin yapay zekâ özeti SmartFiles mobil uygulamasında dosya ayrıntısında durur; sözleşmenin özü telefonda da açmadan okunur. Aynı ekranda dosyanın etiketleri ve kullanıcının bu alandaki kendi yetkileri görünür. > Görsel: Sözleşmeyi açmadan özünü okuyun. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Dosya listesi: her belgenin yanında otomatik üretilen kısa özeti duruyor. Sohbet ### Belgeye ve klasöre nasıl soru sorulur? Analiz bir özet verir; sohbet ise sorulan soruyu yanıtlar. “Bu tabloda en yüksek kalem hangisi?”, “Teslim tarihi ne zaman?” — soru doğrudan dosyaya gider. Soru tek bir belgeye sorulabileceği gibi bir klasörün tamamına da sorulabilir. Bir proje klasöründeki bütün ilerleme raporları okunmadan “son durumu özetle” demek, en çok kullanılan senaryolardan biridir. Yanıtlar yalnızca ilgili kişinin görme yetkisi olan dosyalardan üretilir. Yapay zekâ, görülemeyen bir belgeyi anlatmaz. Desteklenen dosyalar ### Hangi dosyaları okuyabilir? Metni çıkarılabilen belgeler doğrudan işlenir. Görseller ise görüntü analiziyle değerlendirilir; bu sayede taranmış bir evrak ya da bir ekran görüntüsü de anlaşılır hâle gelir. - PDF - Word (docx) - Excel (xlsx) - Metin (txt) - CSV - Markdown - JSON - Log - YAML - INI - Conf - PNG - JPG - GIF - WebP Mor renkli olan dört tür görüntü analiziyle okunur — taranarak arşivlenmiş bir evrak ya da bir ekran görüntüsü bu şekilde değerlendirilir. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Ayarlar ekranı: yapay zekâyı kapatma düğmesi ve aylık kullanım göstergesi. Kontrol ### Yapay zekâ kullanımı nasıl yönetilir? Aylık bir kullanım tavanı tanımlıdır ve ayarlar ekranından izlenir. Tavan dolduğunda yalnızca analiz durur; dosyalara erişim kesilmez, ürünün geri kalanı çalışmaya devam eder. Yapay zekâ tamamen kapatılabilir. Açık bırakıldığında da kimin kullanabileceğine kurum yöneticisi karar verir: “Yapay zekâ” sekiz yetki başlığından biridir ve kişi kişi verilir. Kurumsal alıcının iki sorusu: maliyet öngörülebilir mi, hassas bir arşivde kapatılabilir mi? İkisinin de yanıtı evet. Veri ### Belgeler yapay zekâ ile işlenirken veriler nerede kalır? Belgeler, kurumun kendi ayrı veritabanında ve depolama alanında durur; başka bir kurumun verisiyle aynı yerde tutulmaz. Analiz istekleri Smart360'ın merkezi yapay zekâ katmanından geçer ve kurumun kullanım hakkına işlenir. Rapor bir kez üretilir ve saklanır; aynı belge her açıldığında yeniden hesaplanmaz. Sohbet yalnızca kişinin görme yetkisi olan dosyaları okur ve "Yapay zekâ" yetkisi olmayan kişiye açılmaz. Hassas bir arşivde bu özellik yalnız belirli kişilere verilebilir ya da kurum genelinde kapatılabilir. Belgeleri indirmeden görüntüleme ve önizleme sırasında soru sorma dosya önizleme, sürümlerin nasıl saklandığı dosya sürüm geçmişi sayfasında anlatılır. ### Kendi belgeyle deneyin Demo görüşmesinde bir sözleşme yüklenip özeti birlikte okunur. Ürünü değerlendirmenin en doğrudan yolu budur. Teklif isteyinDemo talep edinTüm özellikler → Taranmış belgeler ve arama ### Taranmış PDF'ler ve belge içeriğinde arama Tarayıcıdan çıkmış, metin katmanı olmayan PDF'lerin ilk on sayfası görüntü analiziyle metne çevrilir; ardından diğer belgeler gibi özetlenir ve soru sorulabilir hâle gelir. Böylece kâğıttan taranmış bir sözleşme ya da resmî yazı da analiz dışında kalmaz. Okunan her belgenin metni aranabilir bir dizine eklenir. Arama kutusuna yazılan kelime dosya adlarının yanında belge içeriğinde de aranır ve eşleşen cümleyle birlikte gösterilir. Yapay zekâ kapalı olsa bile metni okunabilen belgeler dizine eklenir. Klasör düzeyi ### Bir klasörü tek tıkla özetleyin Bir müşteri dosyasının, bir ihalenin ya da bir personel klasörünün içinde ne olduğunu anlamak için belgeleri tek tek açmak gerekmez. Klasörü yapay zekâ ile özetle düğmesi, klasördeki ve alt klasörlerindeki belgelerin özetlerinden birkaç maddelik bir klasör özeti yazar: klasörde hangi belgeler var, eksik görünen ne var, hangi tarih ya da koşula dikkat etmek gerekir. Aynı özet mobil uygulamada klasör menüsündeki Klasörü özetle ile telefonda da açılır. Özet, kişinin göremediği özel klasörleri içermez ve saklanmaz; klasör değiştikçe yeniden oluşturulur. Bu işlem alanda yapay zekâ yetkisi olan kişilere açıktır ve aylık yapay zekâ kullanımına dahil olur. Muhasebe ### Faturaları okuyup tek tabloya dökün Bir klasördeki faturaların numarası, tarihi, satıcısı ve alıcısı, VKN ya da TCKN'si, matrahı, KDV'si ve toplamı tek tabloda toplanır ve Excel'de açılacak CSV olarak indirilir. e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyaları yapay zekâ kullanılmadan, belgedeki alanlardan doğrudan okunur; PDF faturalar, taranmış belgeler ve fiş fotoğrafları yapay zekâ ile okunur. Yapay zekânın okuduğu bir alan yanlışsa belgenin ayrıntısından düzeltilir; düzeltme tabloya da yansır. Fatura olmayan belgeler tabloya alınmaz. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Fatura listesi — e-Fatura, PDF ve fiş fotoğrafları tek tabloda, Excel'e hazır. Düzen ### Belgenin hangi klasöre gideceğini yapay zekâ önersin Karışık gelen belgeler için bir klasörü gelen kutusu yapın. Her belge özetlendikten sonra, belgenin konusu alandaki klasör adlarıyla karşılaştırılır ve en uygun klasör gerekçesiyle önerilir. Uygun bir klasör yoksa belge yerinde kalır. Önerileri kontrol edip belgeleri tek seferde yerlerine taşırsınız; hiçbir belge siz onaylamadan taşınmaz. Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Yapay zekâ özetini okumak ve analiz ettirmek - Belgeyle ya da klasörle sohbet etmek - Yapay zekâ analizini ve sohbeti açıp kapatmak - Aylık yapay zekâ kullanımını izlemek Tüm SmartFiles belgeleri --- # Sürümleme Adres: https://smartfiles.com.tr/surumleme.html Açıklama: Aynı dosyayı yeniden yüklemek yeni sürüm oluşturur, eski sürüme tek tıkla dönülür. Silinen dosya çöp kutusunda bekler, saklama süresini kurum belirler. ## Dosya sürüm geçmişi ile her zaman geri dönün SmartFiles dosya sürüm geçmişi, aynı adla yüklenen her dosyayı eskisinin üzerine yazmadan yeni bir sürüm olarak saklayan ve eski sürüme tek tıkla dönmeyi sağlayan güvence katmanıdır. Silinen dosya ve klasörler çöp kutusunda bekler ve geri yüklenir. Kaç sürüm saklanacağını ve çöp kutusu süresini kurum belirler. Sorun ### son_final_v3_SON.docx Ortak sürücülerde bir belgenin kaç hâli olduğu ve hangisinin geçerli olduğu dosya adından tahmin edilir. Herkes kendi kopyasını alır, kimse hangisinin son olduğundan emin olamaz. Yanlış sürümü müşteriye göndermek, bu düzende sıradan bir hataya dönüşür. Bugün #### Sürümü dosya adı taşır - “v2”, “son”, “SON_SON” — herkesin kendi yöntemi - Üzerine yazılan dosya geri gelmez - Hangisinin geçerli olduğu belirsizdir - Kimin ne zaman değiştirdiği bilinmez SmartFiles ile #### Sürümü sistem sayar - Tek dosya adı, arkasında numaralı sürümler - Eski sürüm tek tıkla geri gelir - Listede kaçıncı sürüm olduğu yazar - Her sürümün yanında kim ve ne zaman yazar SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Her satırda kaçıncı sürüm olduğu, kimin yüklediği ve ne zaman yüklendiği yazar. Nasıl çalışır ### Dosya versiyonlama nasıl çalışır? Aynı klasöre aynı adla yüklenen dosya, mevcut belgenin yeni bir sürümü olur. Listede kaçıncı sürümde olunduğu, kimin yüklediği ve ne zaman yüklendiği yazar. İstenen sürüm ayrıca indirilebilir, yetkili kullanıcı eski bir sürümü geri yükleyebilir. Geri yükleme bir silme işlemi değildir: eski içerik yeni bir sürüm olarak eklenir, aradaki sürümler yerinde kalır. Böylece “geri alındı ama bu sefer öbür hâli kayboldu” diye bir durum oluşmaz. Hiçbir adımda veri kaybedilmez. #### Sürüm geçmişi mobil uygulamada Bir belgenin tüm sürümleri SmartFiles mobil uygulamasında boyut ve tarihiyle listelenir; istenen sürüm telefondan da tek tek indirilir. > Görsel: Hiçbir sürüm kaybolmaz. Saklama ### Kaç sürüm ve ne kadar süre saklanır? Kaç sürümün tutulacağı ve silinenlerin çöp kutusunda kaç gün bekleyeceği, kurum ayarlarından belirlenir. 1 #### Sürüm tavanı Her belge için kaç sürümün saklanacağını kurum yöneticisi seçer. Varsayılan değer 10'dur. 2 #### Önce söyler, sonra siler Tavan düşürüldüğünde kaç dosyanın etkileneceği, kaç sürümün silineceği ve ne kadar yer açılacağı önce gösterilir. 3 #### Çöp kutusu Silinen dosya ve klasörler belirlenen gün kadar bekler. Varsayılan değer 30 gündür. 4 #### Klasörler de geri gelir Yanlışlıkla silinen bir klasör, içindeki her şeyle birlikte geri yüklenir. Geri dönüşü olmayan hiçbir işlem, sonucu önceden bildirilmeden yapılmaz. Bu, bilinçli bir tasarım kararıdır. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Çöp kutusu: silinen ögeler buradan tek tıkla geri yüklenir. Çöp kutusu ### Silinen dosya nasıl geri alınır? Silinen dosya ve klasörler önce çöp kutusuna gider. Orada belirlenen gün sayısı kadar bekler; geri alma tek bir tıklamadır. Kalıcı silme ayrı bir adımdır ve geri alınamayacağı açıkça yazılan bir onay ister; işlem bitince ne kadar yer açıldığı bildirilir. Depolama ### Depolama sınırı aşılırsa ne olur? Paket depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan reddedilir. Yarım kalmış bir aktarım, bozuk bir arşiv ya da sonradan fark edilen bir aşım oluşmaz. Bir klasör sürükleyip bırakıldığında onlarca dosya aynı anda yüklenmeye başlasa bile toplam doğru hesaplanır. Her dosyanın tek başına sığıyor görünüp toplamda sınırın aşılması mümkün değildir. 10varsayılan sürüm tavanı 30gün varsayılan çöp kutusu süresi Özet ### Sürüm ve çöp kutusu ayarları nelerdir? Sürümleme ve çöp kutusu iki ayarla yönetilir: belge başına saklanacak sürüm sayısı ve silinen ögelerin çöp kutusunda bekleyeceği gün sayısı. İkisini de kurum yöneticisi belirler. SmartFiles sürüm ve çöp kutusu ayarlarıAyarVarsayılanNasıl çalışırSürüm tavanı10 sürümTavanı aşan en eski sürümler kendiliğinden silinir; tavan düşürülmeden önce etki gösterilirÇöp kutusu süresi30 günSüre dolan ögeler kalıcı olarak silinir; o güne kadar tek tıkla geri gelirKalıcı silmeElle, onaylıGeri alınamayacağını yazan bir onay ister; açılan yer işlem sonunda bildirilir Sürüm tavanının üst sınırı paketle belirlenir; ihtiyaç arttığında üst pakete geçiş anında yansır. Kaynaklar ### E-postadan gelen belgeler de sürümlenir mi? Evet. SmartFiles'a yüklenen bir e-posta eki, diğer dosyalarla aynı kurallara tabidir: aynı klasöre aynı adla yüklendiğinde yeni bir sürüm olur, silindiğinde çöp kutusuna gider. Ayrıntı: SmartFiles ve SmartMail birlikte. Belgelerin içeriğinin nasıl özetlendiği yapay zekâ ile belge analizi, alanların nasıl kurulduğu departman bazlı dosya alanları sayfasında anlatılır. ### Bir daha “hangisi sonuncu” sorusu sorulmasın Demo hesabında bir belgenin birkaç sürümü yüklenip geri dönülür. Nasıl çalıştığı beş dakikada görülür. Teklif isteyinDemo talep edinTüm özellikler → Sürümler arasında ### Sürümleri karşılaştırın, onaylayın, saklama süresini belirleyin Sürümler sekmesinde eski bir sürümün yanındaki Güncelle karşılaştır düğmesi, iki hâli satır satır yan yana getirir: eklenen satırlar yeşil, silinenler kırmızı ve üstü çizili görünür, değişmeyen uzun bölümler kısaltılır. Yapay zekâ yetkisi olan kişi değişiklikleri tek tıkla maddeler hâlinde özetletir: hangi tutar, tarih ya da koşul değişti. Bir belgenin son hâli iki ila altı kişinin sırayla onayına gönderilebilir. Onay tamamlandığında o sürüm, sürüm listesinde Onaylı rozetiyle işaretlenir; sonradan yüklenen bir hâlin yeniden onaylanması gerektiği böylece görülür. Bir klasöre saklama süresi atandığında (1-30 yıl, yüklendiği yılı izleyen yılın başından ya da yüklendiği günden), süresi dolan belgeler sorumluya listelenir. Belgeler kendiliğinden silinmez; karar kullanıcıdadır. Yasal saklama ### Dava ve denetim sürerken belgeyi kilitleyin Bir dava, vergi incelemesi ya da resmî bilgi talebi başladığında ilgili belgelerin bu süreçte silinmemesi gerekir. Kurum yöneticisi bir belgeye ya da klasöre yasal saklama kilidi koyar ve gerekçesini yazar (ör. dava numarası). Kilit, klasörün bütün alt klasörlerine ve belgelerine geçer. Kilitli belgeler çöp kutusuna gönderilemez, kalıcı silinemez ve başka klasöre taşınamaz. Çöp kutusunun otomatik temizliği ve sürüm sınırının eski sürümleri kırpması da kilitli belgeleri atlar; saklama süresi dolmuş olsa bile belge yerinde kalır. Belgeyi okumak, önizlemek ve yeni sürüm yüklemek serbesttir. Kilit koyma ve kaldırma gerekçesiyle etkinlik kaydına yazılır; kurumdaki bütün kilitler ayarlardaki Raporlar sayfasında listelenir. Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Sürüm geçmişini görmek ve eski sürüme dönmek - Dosyanın yeni sürümünü yüklemek - Çöp kutusundan dosya geri yüklemek - Saklanacak sürüm sayısını ayarlamak Tüm SmartFiles belgeleri --- # Önizleme Adres: https://smartfiles.com.tr/onizleme.html Açıklama: Belgeler, tablolar, videolar ve görseller indirilmeden tarayıcıda açılır; Office belgeleri yönetici onayıyla. Önizlemede belgeye soru da sorulur. ## Dosyaları indirmeden önizleyin SmartFiles dosya önizleme, belgeleri, tabloları, görselleri ve videoları bilgisayara indirmeden tarayıcıda açan görüntüleme katmanıdır. PDF, metin ve kod dosyaları, CSV tabloları, PNG, JPEG, GIF, WebP ve SVG görselleri ve video doğrudan açılır; Word, Excel ve PowerPoint belgeleri yöneticinin onayıyla önizlenir. Önizleme penceresinde belgeye yapay zekâ ile soru da sorulur. Neden önemli ### Dosya önizleme neden indirmekten daha güvenlidir? Dosya önizleme, belgenin bir kopyasını kişinin bilgisayarına bırakmadan içeriğini gösterir. İndirilen her dosya, kurumun denetimi dışındaki bir diskte yeni bir kopya demektir: yetki geri alındığında o kopya yerinde kalır. Önizlemede ise belge, SmartFiles'ın yetki kuralları içinde kalır. Görüntüleme bağlantıları kısa ömürlüdür ve birkaç dakika içinde geçersizleşir; bağlantı başkasına iletilse bile kalıcı bir erişim yolu oluşmaz. İndirmek gerektiğinde "İndir" düğmesi her dosya türünde görünür. Desteklenen türler ### Hangi dosyalar tarayıcıda önizlenir? SmartFiles'ta beş dosya ailesi tarayıcıda açılır: görseller, videolar, PDF belgeleri, metin ve kod dosyaları ve Office belgeleri. Her aile kendi görünümüyle gösterilir. SmartFiles önizleme desteğiDosya ailesiBiçimlerNasıl gösterilir GörselPNG, JPG/JPEG, GIF, WebP, SVGTam boyutta açılır; dosya listesinde küçük resim olarak da görünür. VideoMP4, WebMTarayıcının oynatıcısıyla, indirmeden oynatılır. PDFPDFSayfalarıyla birlikte tarayıcıda açılır. Metin ve kodTXT, MD, JSON, LOG, XML, YAML, INI, SQL ve yaygın programlama dilleriDüz metin olarak, 2 MB'a kadar; Türkçe karakterler doğru gösterilir. TabloCSVSatır ve sütunlarıyla tablo olarak; ilk 500 satır. OfficeWord, Excel, PowerPoint (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx)Yönetici etkinleştirdiğinde, 10 MB'a kadar belgeler için. Türkçe metin ### Türkçe karakterler neden bozuk görünmez? SmartFiles metin dosyalarının karakter kodlamasını önizlemeden önce denetler. Eski sistemlerden gelen ve Türkçe Windows kodlamasıyla kaydedilmiş dosyalar da doğru okunur; "ş", "ğ" ve "ı" harfleri soru işaretine dönüşmez. Muhasebe ve ERP yazılımlarından dışa aktarılan CSV dosyaları bu yüzden önizlemede tablo olarak, doğru başlıklarla açılır. Bir dosyanın içeriğine bakmak için elektronik tablo programını açmak gerekmez. Office önizleme ### Word, Excel ve PowerPoint dosyaları nasıl önizlenir? Ofis dosyası önizleme isteğe bağlıdır: Word, Excel ve PowerPoint belgeleri, kurum yöneticisi Office önizlemeyi etkinleştirdiğinde tarayıcıda açılır. Bu özellik belgenin içeriğini harici bir çevrim içi görüntüleyiciye gönderdiği için varsayılan olarak kapalıdır; karar ve sorumluluk kurumdadır. Açık olduğunda 10 MB'a kadar belgeler, biçimlendirmesi korunarak gösterilir. Kapalıyken de belgeler her zaman indirilebilir; Word ve Excel belgeleri yapay zekâ ile özetlenir ve içerikleri hakkında soru sorulabilir. Ayar tek düğmeyle açılır ya da kapanır. Dosya listesi ### Dosyayı açmadan içeriği nasıl anlaşılır? Dosya listesinde görseller küçük resim olarak görünür; belgelerin yanında ise yapay zekânın yükleme anında ürettiği kısa özet durur. Böylece bir klasörde aranan dosya, tek tek açılmadan bulunur. Liste ızgara, ayrıntılı liste ve kutucuk görünümleri arasında değiştirilir. Klasörlerin toplam boyutu ve dosya sayısı alt klasörler dahil yazılır; seçilen dosyanın ayrıntıları, notları ve sürümleri sağ panelde açılır. Önizleme penceresi Esc tuşuyla kapanır ve liste kaldığı yerde durur. Yoğun bir klasörde onlarca belgeye göz atmak, her birini indirip açmaktan çok daha kısa sürer. #### Mobil uygulamada önizleme Görseller SmartFiles mobil uygulamasında tam ekran açılır; bir depo yerleşim planı ya da sahadan çekilmiş bir fotoğraf indirilmeden incelenir. > Görsel: İndirmeden önizleyin. Yetki ### Önizlemeyi kimler görebilir? Önizleme, dosyanın bulunduğu depo alanında "Okuma" yetkisi olan kişilere açıktır. Okuma yetkisi olmayan kişi alanı kenar çubuğunda hiç görmez; dolayısıyla alandaki dosyaların önizlemesine de ulaşamaz. Yetki kişi ya da departman bazında verilir ve değişiklikler açık ekranlara anında yansır. Bir kişinin yetkisi kaldırıldığında, o alanın dosyaları ekranından da çekilir. Ayrıntı: alan bazlı yetkilendirme. Önizlemede yapay zekâ ### Önizleme sırasında belgeye soru sorulabilir mi? Evet. Önizleme penceresinin sağında sohbet alanı durur ve ana ekrandaki sohbetle aynı kalır. Belge açıkken "fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?" gibi bir soru sorulur; yanıt belgenin kendi metninden üretilir. Sohbet, "Yapay zekâ" yetkisi olan kişilere açıktır ve yalnız kişinin görme yetkisi olan dosyaları okur. Ayrıntı: yapay zekâ ile belge analizi. Sürümler ve e-posta ### Eski sürümler ve e-posta ekleri nasıl görüntülenir? Bir dosyanın önceki sürümleri ayrı ayrı indirilebilir ve gerektiğinde geri yüklenir; hangi sürümün geçerli olduğu listede yazar. Ayrıntı: dosya sürüm geçmişi. Aynı indirmeden görüntüleme anlayışı kurumsal e-posta ürünü SmartMail'de de geçerlidir: mail ekleri indirilmeden önizlenir. İki ürünün birlikte çalışması e-posta eklerini arşivleme sayfasında anlatılır. Demoyu görünPaketleri inceleyin Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Dosyayı önizlemek ve indirmek - Office önizlemesini açmak ya da kapatmak - Office belgesi önizlemede açılmıyor Tüm SmartFiles belgeleri --- # İşbirliği Adres: https://smartfiles.com.tr/isbirligi.html Açıklama: Dosyaya görev, onay ya da inceleme atayın, not bırakın, belgeleri birbirine bağlayın, etiketleyin; ekip içi yazışma dosyanın yanında kalır. ## Dosya üzerinde ekip çalışması SmartFiles'ta dosya üzerinde ekip çalışması, bir belgeyle ilgili işin, konuşmanın ve kararın o belgenin yanında tutulmasıdır. Dosyaya görev, onay ya da inceleme isteği atanır, not bırakılır, ilgili belgeler birbirine bağlanır, dosyalar renkli etiketlerle işaretlenir ve ekip içi yazışma dosyaya bağlanır. Değişiklikler açık ekranlara anında yansır. Sorun ### Dosya hakkındaki konuşma neden dağılır? Dosya hakkındaki konuşma dağılır, çünkü belge bir yerde, onunla ilgili iş başka bir yerde yürür. Sözleşme ortak sürücüde durur; "şu maddeye bakar mısın" isteği bir mesajlaşma grubunda, onay bir e-posta zincirinde, son karar ise birinin hafızasında kalır. Aylar sonra "bu sözleşmeyi kim onayladı" diye sorulduğunda cevap üç ayrı araçta aranır. SmartFiles bu dağınıklığı belgenin yanına toplar: iş, not, bağlantı ve yazışma dosyayla birlikte durur ve dosyayla birlikte yetkiye tabidir. Görevler ### Dosyaya görev nasıl atanır? Dosyaya görev, dosyanın yanındaki panelden bir çalışma arkadaşı seçilerek atanır; istenirse bir son tarih eklenir. Üç tür iş tanımlanabilir: yapılacak bir görev, verilecek bir onay ya da yapılacak bir inceleme. Her birinin sonucu ayrı ayrı kaydedilir. SmartFiles'ta dosyaya atanabilen iş türleriİş türüNe için kullanılırSonuçlanma biçimi Görev"Faturayı kontrol et", "eksik sayfayı ekle" gibi yapılacak bir işTamamlandı ya da iptal edildi OnayBir sözleşmenin, teklifin ya da raporun onaylanmasıOnaylandı, reddedildi ya da iptal edildi İncelemeBir belgenin okunup gözden geçirilmesiİncelendi ya da iptal edildi Sonuçlanan her iş, kimin ne zaman sonuçlandırdığıyla birlikte damgalanır. Görevler iki listede izlenir: bana atananlar ve benim açtıklarım. Kişi kendi iş yükünü, atayan kişi de verdiği işlerin durumunu tek yerden görür. Görev atamak kimseye yeni erişim vermez. Atanan kişinin o depo alanında zaten okuma yetkisi yoksa atama yapılmaz; yetkiler yalnız yetki ekranından değişir. Böylece "görev verdim, dosya da açıldı" gibi fark edilmeyen bir yetki genişlemesi oluşmaz. Notlar ### Dosya notları kimler tarafından görülür? Dosya notları, dosyayı görebilen herkes tarafından okunur; not yazmak ise ayrı bir yetkidir. "Bu sürümde fiyat tablosu güncellendi" gibi bir bilgi, belgeyi açan bir sonraki kişinin ilk göreceği şey olur. Şirket genelindeki not akışı, kişinin görebildiği tüm alanlardaki son notları tek ekranda toplar. Akış bilinçli olarak daraltılır: kişi, erişemediği bir alandaki dosyanın adını ya da notunu akışta da görmez. Notu yalnızca yazarı düzeltebilir ya da silebilir; kurum yöneticisinin bu konudaki yetkisi saklıdır. Not yazıldığı anda o dosyayı açık tutan ekip arkadaşlarının ekranına düşer. İlişkilendirme ### Birbirine ait belgeler nasıl bağlanır? Birbirine ait iki belge, dosya ilişkilendirmesiyle bağlanır: bir sözleşme ile eki, bir teklif ile siparişi, bir rapor ile kaynak tablosu. Bağlantı iki uçtan da görünür; hangi belgeden açılırsa açılsın diğerine tek tıkla gidilir. İlişkiler de yetkiye tabidir. Kişinin göremediği bir dosyaya giden bağlantı ona hiç gösterilmez; "burada göremediğiniz bir belge var" gibi bir iz bile bırakılmaz. Farklı alanlardaki belgeler böylece güvenle birbirine bağlanır. Etiketler ### Dosyalar etiketlerle nasıl düzenlenir? Dosyalar, depo alanına özel, ikonlu ve renkli etiketlerle işaretlenir: "imzada", "arşivlik", "müşteriye gitti" gibi. Etiketler klasördeki dosyaların altında ikonlarıyla görünür; bir bakışta hangi belgenin hangi aşamada olduğu anlaşılır. Her depo alanı kendi etiket kümesini kullanır; Muhasebe'nin etiketleri Proje alanını kalabalıklaştırmaz. Etiketlemek, not yazma yetkisi olan kişilere açıktır. İç yazışma ### Ekip içi yazışma dosyaya nasıl bağlanır? SmartFiles'ın iç yazışma bölümünde kullanıcılar birbirine mesaj yazar ve bir konuşma, bir dosyaya ya da bir göreve bağlanabilir. Okunmamış mesaj sayısı her zaman görünür. Konuşmaya katılmak, bağlı dosyayı açmaz: dosyayı göremeyen bir katılımcıya dosyanın işareti hiç gösterilmez. Konuşmalar kurumun kendi veritabanında durur ve yalnız o kurumun üyeleri arasında yürür. Canlı ekran ### Ekip arkadaşının yaptığı değişiklik ne zaman görünür? Anında; ekip çalışması canlı bir ekranda yürür. Bir çalışma arkadaşı dosya yüklediğinde, taşıdığında, not bıraktığında ya da bir yetki değiştiğinde açık olan ekranlar kendiliğinden güncellenir; sayfayı yenilemek gerekmez. Aynı olaylar SmartFiles mobil uygulamasına ve bildirimlere de ulaşır. Bir dosyanın e-postayla gönderilmesi gerektiğinde panelden çıkılmaz: seçilen dosyalar SmartMail üzerinden gönderilir. Ayrıntı: e-posta eklerini arşivleme. Alanların nasıl kurulduğu departman bazlı dosya alanları, belgelerin nasıl önizlendiği dosya önizleme sayfasında anlatılır. Demoyu görünPaketleri inceleyin Onay ve paylaşım ### Sıralı onay ve kurum dışıyla paylaşım Tek kişilik onayın yetmediği belgeler için sıralı çoklu onay başlatılır: örneğin önce birim müdürü, sonra hukuk, sonra genel müdür. Her onaylayıcının Görevler listesine sırası geldiğinde bir onay görevi düşer; zincirin hangi adımda olduğu dosyanın Görevler sekmesinde görünür. Kurum dışındaki bir müşteriye ya da tedarikçiye dosya göndermek için, yönetici kurum ayarlarından dış paylaşımı açtıktan sonra dış paylaşım bağlantısı oluşturulur. Bağlantı süreli, isteğe bağlı parolalı ve indirme sınırlıdır; her indirme etkinlik geçmişine yazılır ve bağlantı istenen an iptal edilir. Bağlantı adresi yalnız oluşturulduğu anda gösterilir. Sık hazırlanan teklif ve sözleşmeler için ekip ortak bir Word şablonu kullanır: şablondaki {{Müşteri Adı}}, {{Tutar}} gibi alanlar bir pencerede doldurulur ve belge doğrudan müşterinin klasörüne kaydedilir. Teklif, çizim ya da sözleşme gibi dağıtılmaması gereken PDF ve görseller yalnız görüntüleme bağlantısıyla gönderilir (Word ya da Excel belgesi önce PDF'ye çevrilir): alıcı belgeyi tarayıcıda okur, indirme ve yazdırma kapalıdır; açmadan önce adını ve e-postasını yazar, bu bilgiler tarihle birlikte her sayfaya filigran olarak basılır ve her açılış kayda geçer. Bağlantı mobil uygulamadan da bu şekilde oluşturulur. > Görsel: Yalnız görüntüleme — alıcının adı, e-postası ve açtığı zaman her sayfada filigran olarak. Kurum dışından ### Müşteriden ve adaydan belgeyi tek bağlantıyla toplayın Kimlik fotokopisi, diploma, fatura ya da imzalı sözleşme gibi belgeleri e-posta ekleriyle tek tek toplamak yerine, belgelerin gideceği klasör için bir yükleme bağlantısı oluşturulur. Bağlantıyı alan kişi SmartFiles hesabı açmadan, telefonundan ya da bilgisayarından dosyalarını yükler; istenen belgelerin listesi yükleme sayfasında görünür. Yükleyen kişi klasörün içini, başkalarının yüklediklerini göremez. Gelen dosyalar doğrudan klasörde görünür, aynı adlı bir belgenin üzerine yazılmaz; her dosya gönderenin adı ve e-postasıyla kaydedilir. Bağlantının süresi, parolası ve dosya sınırı isteğe bağlıdır; bağlantı istenen an iptal edilir. Takvim ### Kaçırılmaması gereken tarihler belgenin yanında Bir sözleşmenin bitişi, bir teklifin geçerlilik sonu ya da her ay verilmesi gereken bir bildirge, ilgili belgenin ya da klasörün Takvim bölümüne eklenir. Tarih kime hatırlatılacaksa o kişi seçilir; zamanı gelince bildirim gider ve belge için sorumlunun Görevler listesine son tarihli bir görev düşer. Görevler ekranının üstündeki Yaklaşan tarihler, kişinin önümüzdeki 90 gününü tek listede gösterir: belge ve klasör tarihleri, eklenen toplantılar ve SmartMail'de kurulan yanıt hatırlatmaları. Takvim Smart360 ürünleri arasında ortaktır; bir üründe eklenen tarih diğerinde de görünür. Aynı takvim mobil uygulamada ay görünümüyle açılır; tarihler telefondan da eklenir ve tamamlanır. Takvime hiçbir tarih kendiliğinden eklenmez: yapay zekânın bulduğu tarihler ve gelen toplantı davetleri yalnız kullanıcı eklediğinde takvime girer. Kimin neyi, ne zaman eklediği, tamamladığı ya da kaldırdığı ve gönderilen hatırlatmalar belgenin etkinlik geçmişinde görünür. Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Görev, onay ya da inceleme atamak - Dosyaya not yazmak ve not akışını izlemek - Dosyaları birbirine bağlamak - İş arkadaşlarıyla mesajlaşmak Tüm SmartFiles belgeleri --- # Smart360 ürün ailesi Adres: https://smartfiles.com.tr/ekosistem.html Açıklama: SmartFiles'taki dosyalar indirilmeden SmartMail üzerinden e-postayla gönderilir; iki ürün tek hesapla açılır, çalışanlar bir kez tanımlanır. ## SmartFiles ve SmartMail birlikte SmartFiles ile SmartMail arasındaki bağlantı, arşivdeki dosyaları panelden çıkmadan, indirmeden e-postayla göndermeyi sağlar. İki ürün Smart360 ailesinin parçasıdır: aynı kimlikle girilir, çalışanlar ve departmanlar bir kez tanımlanır, yetkiler her iki yönde de korunur. Tek kimlik ### Smart360 ürünlerine tek kimlikle nasıl girilir? Her uygulama için ayrı hesap açmak, ayrı parola hatırlamak ya da birinden çıkıp diğerine girmek gerekmez. Sağ üstteki menüden diğer ürüne geçilirken parola yeniden sorulmaz. 1 #### Tek parola SmartID ile ailedeki tüm ürünlere aynı parolayla girilir. 2 #### Tek çalışan listesi Bir çalışan bir kez tanımlanır; ürünlerin hepsinde görünür. 3 #### Tek tıkla geçiş Ürünler arasında geçilirken oturum güvenli biçimde devredilir. 4 #### Tek abonelik Hangi ürünün ne kadar kullanıldığı tek yerden yönetilir. SmartMail entegrasyonu ### Arşivdeki dosya e-postayla nasıl gönderilir? Kurumsal e-posta ürünü SmartMail ile SmartFiles bağlıdır. Dosyayı indirip e-postaya yeniden eklemek gerekmez. - Arşivdeki dosya e-posta ile gönderilirBir belge SmartFiles'tan çıkmadan, SmartMail üzerinden gönderilir. Önce indirip sonra eklemek gerekmez. - Bir sorun olursa nedeni bildirilirEk çok büyükse ya da o kutuda gönderme yetkisi yoksa bu açıkça bildirilir. Ürün “bir sorun oluştu” deyip tahmine bırakmaz. Yönetim ### Çalışanlar ve yetkiler nerede yönetilir? Kurumsal hesap, çalışanlar ve abonelik Smart360 tarafında yönetilir. SmartFiles yalnızca kendi işine odaklanır: dosya, yetki ve içerik. Bunun pratik sonucu şudur: işe alınan bir çalışan iki ayrı yerde tanımlanmaz. Smart360 üzerinden ürüne atandığı anda, SmartFiles'ın yetki ekranında satır olarak belirir. İşten ayrılan biri için de aynısı geçerlidir: kurumdan çıkarıldığı anda SmartFiles'taki yetkileri kendiliğinden temizlenir. Ürün ailesi ### Ailedeki ürünler Smart360Kurumsal hesap, çalışan ve abonelik yönetiminin yapıldığı merkez. SmartFilesDepo alanları, sekiz bağımsız yetki ve otomatik belge analiziyle kurumsal dosya yönetimi. SmartMailYapay zekâ destekli kurumsal e-posta: paylaşımlı kutular, gerekçeli güvenlik analizi ve gönderim onayı. Gönderim ### Arşivden e-postaya dosya nasıl gönderilir? Gönderimde iki üründe de kişinin yetkisi denetlenir. Aşağıdaki tablo nasıl işlediğini özetler. SmartMail ile SmartFiles arasında dosya akışıYönNasıl yapılırHangi yetki denetlenirArşivden e-postayaSmartFiles'ta dosyalar seçilir, SmartMail üzerinden e-posta eki olarak gönderilir; tek seferde 10 dosyaya kadarSmartFiles'ta okuma, SmartMail'de o kutudan gönderme yetkisi Arşivden gönderilen dosyanın iki ürün arasında kalıcı bir kopyası tutulmaz; dosya gönderim anında, kısa ömürlü bir bağlantıyla SmartMail'e aktarılır. Bir adım tamamlanamazsa sebebi açıkça yazılır: ek çok büyükse ya da kişinin o kutudan gönderme yetkisi yoksa, "bir sorun oluştu" yerine ne olduğu söylenir. SmartMail ### SmartMail kurumsal e-posta ne sunar? SmartMail, kurumların ortak ve kişisel posta kutularını tek bir web panelinden yöneten, yapay zekâ destekli kurumsal e-posta hizmetidir. Gelen her maili SPF, DKIM ve DMARC ile denetler, her posta kutusu için dokuz ayrı izin tanımlar ve kurum adına çıkacak mailleri gönderimden önce onaya sunabilir. SmartFiles ile birlikte kullanıldığında arşivdeki belgeler indirilmeden e-postayla gönderilir. Ayrıntı: paylaşımlı posta kutusu yönetimi ve SmartMail. Smart360 ailesinin tamamı Smart360 ekosistemi sayfasında anlatılır. ### İkisini birlikte görün SmartFiles ve SmartMail aynı demo görüşmesinde gösterilebilir. Arşivdeki bir dosyanın e-postayla nasıl gönderildiği canlı olarak izlenir. Teklif isteyinDemo talep edinTüm özellikler → Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Dosyayı SmartMail ile e-postayla göndermek - Başka firmadaki hesabı eklemek ve ürüne geçmek Tüm SmartFiles belgeleri --- # Karşılaştırma Adres: https://smartfiles.com.tr/karsilastirma.html Açıklama: SmartFiles ile standart dosya paylaşım servislerinin farkı tek tabloda: departman alanları, ayrıntılı yetki, yapay zekâ belge analizi, sürüm yönetimi. ## SmartFiles ve standart dosya paylaşım servisleri SmartFiles, departman bazlı depo alanları, alan başına sekiz bağımsız yetki, yüklemede otomatik yapay zekâ belge raporu ve dosya üzerinde ekip çalışması sunan kurumsal dosya yönetimi hizmetidir. Standart dosya paylaşımının yükleme, klasör ve paylaşım işlevlerini de içerir. Aşağıdaki tablo, ayrıştığı yetenekleri satır satır karşılaştırır. Son güncelleme: 23.09.2026 Karşılaştırma ### SmartFiles standart dosya paylaşımından hangi noktalarda ayrışır? SmartFiles dört alanda ayrışır: düzen ve yetki, yapay zekâ, sürüm ve güvence, ekip çalışması ve ekosistem. Tablodaki her satır üründe bugün çalışan bir yeteneği anlatır; satır adına tıklandığında ayrıntısı açılır. "Standart dosya paylaşım servisleri" sütunu, yaygın bulut dosya paylaşım hizmetlerinin temel paketlerindeki genel durumu özetler. Hizmetler ve paketler arasında farklar vardır; bu sütun bir ürünü değil, kategorinin tipik hâlini anlatır. SmartFiles ile standart dosya paylaşım servislerinin karşılaştırmasıYetenekSmartFilesStandart dosya paylaşım servisleriDüzen ve yetkiDepartman bazlı depo alanlarıHer departman ya da proje için ayrı alan; kendi yetkisi, rengi, etiketi ve istatistiğiGenellikle klasör paylaşımıyla, elle kurulurAyrıntılı yetkiHer alanda sekiz bağımsız yetki: okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör, yapay zekâ, geçmiş, notGenellikle görüntüleme ya da düzenleme; ara seçenekler sınırlıDepartmana göre erişimDepartman eklenir; kişi departman değiştirince erişimi kendiliğinden değişirGenellikle kişi kişi yönetilirGörünmeyen alanın gizliliğiOkuma yetkisi olmayan alan listede hiç görünmez; bağlantılar ve notlar da aynı sınıra uyarÇoğunda paylaşım adı ya da yolu görünür kalabilirYapay zekâYüklemede otomatik belge raporuÖzet, Ana Noktalar, Yapı, Dikkat Çeken Detaylar; kısa özet listedeÇoğunda yok ya da ek ücretliBelgeyle ve klasörle sohbetTek belgeye ya da klasörün tamamına soru; yanıt yalnız görülebilen dosyalardanEk ücretli paketlerde, sınırlıGörüntü analiziTaranmış evrak ve ekran görüntüleri de okunurSınırlıYapay zekânın yetkiyle yönetimiYapay zekâ ayrı bir yetkidir, kişi kişi verilir; kurum geneli kapatılabilirGenellikle hesap düzeyinde açık ya da kapalıSürüm ve güvenceOtomatik sürümlemeAynı adla yüklenen dosya yeni sürüm olur; eski sürüm tek tıkla geri gelirYaygın; saklama süresi ve sayısı sınırlı olabilirSürüm tavanının etkisini önceden görmeTavan düşürülmeden önce silinecek sürüm sayısı ve açılacak yer gösterilirÇoğunda yokKlasör dahil geri yüklemeSilinen klasör içindekilerle birlikte çöp kutusundan geri gelir; saklama süresini kurum belirlerYaygın; süre genellikle sabitYüklemeden önce kota denetimiTavan aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; yarım dosya oluşmazGenellikle yükleme sırasında hata verilirEkip çalışması ve ekosistemDosya üzerinde görev, onay ve incelemeDosyaya iş atanır; sonuç ve son tarih kaydedilirÇoğunda ayrı iş takip aracı gerekirDosya ilişkilendirme ve not akışıSözleşme ile eki bağlanır; notlar şirket genelinde akışta görünürÇoğunda yorumla sınırlıKurumsal e-postayla tek kimlikSmartMail ile aynı hesap; dosya maile tek tıklaÇoğunda ayrı ürün ve ayrı yönetim Uygunluk ### SmartFiles hangi kurumlar için uygundur? SmartFiles, belgelerini departmanlar arasında düzenli ve denetlenebilir biçimde paylaşmak isteyen kurumlar için tasarlanmıştır. Tipik örnekler şunlardır: - ortak sürücüde klasör izinlerini yönetmekte zorlanan şirketler, - sözleşme, fatura ve teklif gibi belgeleri açmadan anlamak isteyen finans, hukuk ve satın alma ekipleri, - yanlış sürümün gönderilmesinden ya da silinen dosyanın kaybolmasından kaçınmak isteyen proje ekipleri, - e-posta ve dosya yönetimini tek kimlikle, tek panelden yönetmek isteyen şirketler. Depolama alanı, sürüm tavanı ve yapay zekâ hakkı paketle belirlenir ve ihtiyaç arttığında üst pakete geçilerek genişletilir. Demoyu görünPaketleri inceleyin --- # Sık sorulan sorular Adres: https://smartfiles.com.tr/sss.html Açıklama: SmartFiles kurulumu, depo alanları, yetkilendirme, sürüm geçmişi, yapay zekâ ve paketler hakkında sık sorulan soruların yanıtları. ## SmartFiles hakkında sık sorulan sorular Bu sayfa, SmartFiles kurumsal dosya yönetimi hizmetini değerlendiren kurumların en sık sorduğu 18 sorunun yanıtlarını dört başlıkta toplar: genel bilgiler ve satın alma, depo alanları ve yetkiler, dosyalar ve sürümler, yapay zekâ ile e-posta ve mobil. Her yanıt ayrıntısının anlatıldığı sayfaya bağlanır. ### Genel ve satın alma **S: SmartFiles nedir?** SmartFiles, kurum dosyalarını departman bazlı depo alanlarında toplayan kurumsal dosya yönetimi hizmetidir. Her dosyanın sürüm geçmişini saklar, erişim yetkisini depo alanı ve departman düzeyinde verir ve yüklenen belgeleri yapay zekâ ile kendiliğinden analiz eder. **S: SmartFiles'ı nasıl satın alırım?** SmartFiles için teklif smart360.com.tr/teklif-iste sayfasından istenir; paket ve ödeme ayrıntıları teklifle iletilir. Demoyu hemen deneyebilir ya da iletişim formundan görüşme isteyebilirsiniz. **S: Kurulum için altyapı çalışması gerekiyor mu?** Gerekmez. SmartFiles bulutta çalışır; kurumda kurulacak bir sunucu ya da bakımı üstlenilecek bir yazılım bulunmaz. Kurumsal hesap açılır, çalışanlar Smart360 panelinden eklenir ve depo alanları tanımlanır. Yeni bir departman için depo alanı eklemek birkaç dakikalık bir işlemdir. **S: Mevcut dosyalarımızı nasıl taşırız?** Klasörler sürükleyip bırakılarak taşınır; bir klasörün tamamı tek seferde, alt klasör yapısı korunarak yüklenir. Depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; yarım kalmış bir aktarım oluşmaz. **S: Depolama alanı ihtiyaç artınca genişletilebilir mi?** Evet. Depolama alanı, sürüm tavanı ve yapay zekâ hakkı paketle belirlenir; üst pakete geçiş anında yansır. SmartMail ile birlikte alındığında aile paketi seçeneği de bulunur. Teklif: smart360.com.tr/teklif-iste. ### Depo alanları ve yetkiler **S: Depo alanı nedir?** Depo alanı, kendi yetkileri olan en üst düzey çalışma alanıdır; Finans, İnsan Kaynakları ya da bir proje gibi. Klasörler alanın içinde açılır, erişim ise alanın kapısında verilir. Ayrıntı: departman bazlı dosya alanları. **S: Kimin hangi dosyayı görebildiğini nasıl görürüz?** Kurum yöneticisi depo alanını seçtiğinde ekranda kurumdaki herkes ve sekiz bağımsız yetki sütunu görünür; ayrıca rapor almaya gerek kalmaz. Yetkiler kişiye ya da departmana verilir. Kurumdan çıkarılan kişinin geride kalan yetkileri kendiliğinden temizlenir. Ayrıntı: alan bazlı yetkilendirme. **S: Bir kişi dosya yükleyip silemeyecek biçimde yetkilendirilebilir mi?** Evet. Sekiz yetkinin her biri ayrı açılıp kapanır: yazma açılır, silme kapalı bırakılır. Klasör çoğaltmak ya da ayrı bir paylaşım açmak gerekmez. **S: Görev atamak kişiye dosyayı açar mı?** Görev atamak erişim vermez; atanan kişinin o alanda okuma yetkisi olmalıdır. Erişim yalnızca yetki matrisinden değişir. Bağlantılar, not akışı ve iç yazışma da aynı sınıra uyar. ### Dosyalar, sürümler ve önizleme **S: Yanlışlıkla silinen bir dosya geri gelir mi?** Evet. Silinen dosya ve klasörler çöp kutusunda, kurumun belirlediği gün sayısı kadar (varsayılan 30 gün) bekler ve tek tıkla geri yüklenir. Aynı adla yüklenen dosya yeni sürüm olur, eskisi yerinde kalır. Ayrıntı: dosya sürüm geçmişi. **S: Kaç sürüm saklanır?** Belge başına saklanacak sürüm sayısını kurum yöneticisi belirler (varsayılan 10); paketin sürüm tavanı bu ayarın üstündedir: Başlangıç 3, Orta Seviye 5, Kurumsal 10. Tavan düşürülmeden önce kaç sürümün silineceği ve ne kadar yer açılacağı gösterilir. **S: Dosyalar indirmeden görüntülenebilir mi?** Evet. PDF, metin ve kod dosyaları, CSV tabloları, görseller ve MP4/WebM videolar tarayıcıda açılır. Word, Excel ve PowerPoint belgeleri, kurum yöneticisi Office önizlemeyi etkinleştirdiğinde önizlenir; bu özellik belgeyi harici bir çevrim içi görüntüleyiciye gönderdiği için varsayılan olarak kapalıdır. Ayrıntı: dosya önizleme. **S: En büyük dosya boyutu nedir?** Tek dosya için sınır 1 GB'tır. Daha büyük bir dosya seçildiğinde yükleme başlamadan bildirilir. **S: Dosyalar nasıl aranır?** Arama kutusuna yazılan kelime dosya ve klasör adlarında ve belgelerin içinde aranır; içerikte geçen belgeler, kelimenin geçtiği cümleyle birlikte listelenir. Ayrıca bir belgeye ya da bir klasörün tamamına doğrudan soru sorulur ve yanıt belgelerin kendi metninden gelir. ### Yapay zekâ, e-posta ve mobil **S: Yapay zekâ hangi dosyaları okur?** PDF, Word (docx), Excel (xlsx), metin, CSV, Markdown, JSON, log, YAML, INI ve conf dosyalarının metni okunur; PNG, JPG, GIF ve WebP görseller görüntü analiziyle değerlendirilir. Toplam 15 biçim desteklenir. Metin katmanı olmayan taranmış PDF'lerin ilk on sayfası da görüntü analiziyle okunur. **S: Yapay zekâ özelliğini kapatabilir miyiz?** Evet. Ayarlar ekranından kurum genelinde kapatılır; ürünün geri kalanı etkilenmez. Açık olduğunda "Yapay zekâ" sekiz yetkiden biridir ve kişi kişi verilir. Aylık kullanım aynı ekrandan izlenir; hak dolduğunda yalnız analiz durur, dosyalara erişim sürer. **S: SmartMail ile nasıl birlikte çalışır?** SmartFiles'taki dosyalar panelden çıkmadan SmartMail üzerinden gönderilir. İki ürüne aynı kimlikle girilir. Ayrıntı: e-posta eklerini arşivleme. **S: Telefondan kullanılabiliyor mu?** Evet, iki yoldan: SmartFiles mobil uygulaması ve telefonun tarayıcısında açılan panel. Mobil uygulamada depo alanları, dosya ızgarası, arama, etiketler, yapay zekâ özeti, sürüm geçmişi, görsel önizleme ve yükleme kuyruğu bulunur; birden çok şirket hesabı aynı uygulamada tutulur. Yetkiler cihazla değişmez. Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Dosya yüklenemiyor: boyut sınırı - Depolama sınırı aşıldı uyarısı - Bir depo alanı ya da dosya görünmüyor Tüm SmartFiles belgeleri --- # İletişim Adres: https://smartfiles.com.tr/iletisim.html Açıklama: SmartFiles için demo hesabı ve fiyat teklifi isteyin; ürünü kendi senaryonuzla gösterelim. ## SmartFiles ekibiyle iletişim ve demo Form doldurulduğunda geri dönüş yapılır. Demo görüşmesinde ürünün çalışan hâli, ilgili kullanım senaryosu üzerinden birlikte incelenir. Ad Soyad * Ad alanı boş bırakılamaz. Şirket E-posta * Geçerli bir e-posta adresi girilmelidir. Telefon Konu Genel bilgi Kurumsal demo talebi Fiyatlandırma ve paketler Kurulum ve geçiş Teknik soru Destek talebi Hesap ve veri silme talebi Diğer Mesaj * 0/4000 Mesaj alanı boş bırakılamaz. Formda verdiğim bilgilerin, talebimin değerlendirilmesi amacıyla işlenmesini kabul ediyorum. Ayrıntı: KVKK Aydınlatma Metni. Devam etmek için onay gereklidir. Smart360 Security Bağlantınızın güvenliği doğrulanıyor. Bu birkaç saniye sürebilir. Bu adım, hesabınızı otomatik giriş denemelerine karşı korur. Gönder Bu form, otomatik gönderimlere karşı Smart360 Security ile korunmaktadır. --- # Destek Adres: https://smartfiles.com.tr/destek.html Açıklama: SmartFiles destek talebi, mobil uygulama sık sorulan soruları ve girişe gerek kalmadan hesap ve veri silme talebi. ## Destek ve hesap silme SmartFiles mobil uygulaması ve web paneliyle ilgili destek taleplerinizi, sık sorulan soruları ve hesap ve veri silme talebinin nasıl yapılacağını bu sayfada bulursunuz. Google Play'den indirin ### Bize ulaşın Destek taleplerinizi iletişim formundan "Destek talebi" konusuyla iletebilirsiniz; size formda yazdığınız e-posta adresinden dönülür. Mesajınızda kurumunuzun adını ve sorunu kısaca yazmanız yeterli; mobil uygulamayla ilgiliyse telefonunuzun modelini ve uygulamanın sürümünü de ekleyin. Kurumunuzdaki SmartFiles hesaplarını kurumunuzun SmartFiles yöneticisi açar ve yönetir. Parola, depo alanı erişimi ya da yeni kullanıcı gibi talepler için önce kurum yöneticinize başvurmanız en hızlı yoldur. ### Mobil uygulama: sık sorulan sorular **S: Mobil uygulamaya nasıl giriş yapılır?** Uygulamaya web panelinde kullandığınız kurumsal hesapla giriş yapılır; panelde açık bir oturum varsa QR koduyla da girilebilir. Hesabınız yoksa kurumunuzun SmartFiles yöneticisi açar. Adım adım anlatım: ilk giriş ve QR ile giriş belgeleri. **S: Giriş yapamıyorum ya da oturumum düştü.** Kullanıcı adınızı ve parolanızı kontrol edin; parolanızı unuttuysanız kurum yöneticinizden sıfırlamasını isteyin. Oturum süresi dolduğunda uygulama yeniden giriş ister: yeniden giriş gerekli. **S: Bir depo alanı ya da dosya görünmüyor.** Alanlar kişiye ya da departmana verilen yetkiye göre görünür. Erişiminiz için kurum yöneticinize başvurun; ayrıntı: bir depo alanı ya da dosya görünmüyor. **S: Bildirim gelmiyor, ne yapmalıyım?** Telefonun ayarlarında SmartFiles için bildirim izninin açık olduğunu kontrol edin: bildirim izni. **S: Dosya yükleme yarıda kaldı.** Bağlantı koparsa yükleme hata olarak işaretlenir, bağlantı gelince yeniden başlatılır; boyut ve depolama sınırları için yükleme yarıda kaldı belgesine bakın. **S: Uygulama hangi izinleri ister?** Kamera yalnız belge taramak için, bildirim izni yalnız size haber vermek için kullanılır; dosya seçici yalnız sizin seçtiğiniz dosyalara erişir. Yetkiler cihazla değişmez, web panelindekiyle aynıdır. ### Hesap ve veri silme talebi SmartFiles hesabınızın ve ona bağlı verilerinizin silinmesini girişe gerek kalmadan isteyebilirsiniz: - İletişim formunu açın; konu "Hesap ve veri silme talebi" olarak seçili gelir. - E-posta alanına hesabınızla ilişkili e-posta adresini yazın ve mesajda kurumunuzun adını belirtin. Size bu adres üzerinden dönülür; bu, hesabın sahibi olduğunuzu doğrulamamızı sağlar. - Talebiniz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve size e-postayla bilgi verilir. Hesaplar kurumlar adına açıldığı için silme işlemi kurumunuzun SmartFiles yöneticisiyle birlikte yürütülür. Hesap silindiğinde ürün içerikleri kalıcı olarak silinir; yasal saklama yükümlülüğü olan kayıtlar (örneğin fatura) yalnız ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ayrıntılar gizlilik ve aydınlatma metninde yer alır.